Как управлять другими, как управлять собой - [35]

Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:

-» цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;

круг участников — по возможности минимальный;

-» каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;

-> заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;

назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;

-» подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;

-» вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему

вопрос;

председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.

Правило 10. Используйте эффект 7 "мелочей".

Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся Вам полезной.

Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.

Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди и т.д.

Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за американцами. Чтобы выполнить данный совет, нужно всегда иметь при себе какие-либо материалы для работы — на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).

(Совет А.Маккензи). Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей. К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток в любой обстановке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.

Не тратьте время на сетования по поводу неудач.

Этим грешат многие — "поплакаться в жилетку" после досадного просчета, а особенно — в случае неудачного стечения обстоятельств. Эта пустая трата времени не поднимает Вашего престижа и не лечит рану, а только бередит ее.

Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.

Этому весьма способствует:

а)изучение своих рабочих планов и отметок об их исполнении;

б)обсуждение с близкими людьми своего стиля деятельности.

Не считайте, что методы и приемы Вашей работы — самые лучшие. Постоянно ищите способы экономии своего времени и времени своих сотрудников.

Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.

Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в Вас новую энергию, которую Вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.

5.3. О ПРИМЕНИМОСТИ РЕКОМЕНДУЕМЫХ ПРАВИЛ

Просмотрев перечень этих принципов и советов, Вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а отпущенное нам время мы часто расходуем бездарно.

Конечно, некоторые правила применительно к домашним условиям претерпевают изменения. Например, правило 5 может прозвучать так: "Как можно больше дел поручайте детям." Польза от этого (как и в случае с работой) двойная — и экономия времени, и воспитание.

Рекомендуемые принципы годятся как для управляющих, так и для исполнителей. Поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.

Пожелания

-» Время от времени просматривайте данные

рекомендации, освежайте их в памяти — до тех пор, пока они не станут для Вас постоянно действующими правилами.

-*■ Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, — это ускорит усвоение Вами приемов рационального использования своего времени.

5.4. НЕ БУДЕМ МЕДЛИТЬ!

Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Конечно, наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не пооткладывает на завтра, вместо того, чтобы сразу приступить к труДноМУ или неприятному делу ("вправить мозги" нерадивому и склочному работнику, заняться конфликтом подчиненных, подготовить докладную по запутанному вопросу и т.п.).

Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости — медлительности — больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора, снижающего эффективность труда руководителя.

Надежным противодействием медлительности служит неукоснительное следование изложенному выше правилу рекомендаций: "Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочные дела". Однако чтобы облегчить преодоление барьера отрицательных эмоций при переходе к неприятному делу, мы не ограничимся лишь формулированием этого правила, а рассмотрим эту ситуацию подробнее.

У медлительности есть две главные союзницы: а)привычки и 6) инерция.