Как стать хозяином своей жизни - [9]

Для ежедневного пользования вам понадобятся базовые системы планирования:

1) Блокнот для планов (где вы будете записывать свои цели, задачи и шаги)

2) «Дневник-календарь» (задачи на каждый день или на неделю)

3) Блокнот-Организатор (телефоны, адреса, конверсии, карты, списки, финансовая деятельность, бизнес карточки)

4) Дополнительно вы можете использовать большие офисные файлы для остальных бумаг и счетов, а также семейный настенный календарь.

В первый блокнот вы записываете все виды деятельности, которые нужно осуществить. Список дел должен быть гибким и постоянно пересматриваться и пополняться. Тут также полезно отметить краткосрочные цели (рассчитанные на месяцы) и долгосрочные (на 1 год, 5 лет). Второй, Дневник-календарь, будет отражать текущие сроки выполнения и основные стратегии (дни и недели). Планировать лучше от конечной даты к начальной, т.е. наоборот. Иногда вы обнаружите, что вам нужно было начать несколько месяцев назад! Поэтому оставьте достаточно времени для ошибок и непредвиденных обстоятельств.

Затем в начале каждой недели:

– отведите десять минут на то, чтобы перечитать приоритеты и определить основные задачи на текущую неделю;

– напишите список всех предстоящих задач на неделю в блокнот для Планов – распределите их по степени важности и значимости;

– внесите наиболее важные и значимые задачи и стратегии в свой Дневник-календарь, распишите их по дням и часам.

Оставляйте менее значимые задачи в блокноте для Планов. Таким образом, у вас всегда найдётся время на то, что действительно важно, в то время как «неважное» можно сделать в любое время. Если этого не сделать, то вы будете просто гоняться за тем, чтобы поставить галочки в вашем списке. Возможно, при этом вы будете гордиться за себя – мол, какой я организованный. Но проблема в том, что, не определив приоритеты, вы начнёте выполнять только легкие и срочные задачи. К сожалению, это произойдет за счет более сложных, но и более важных задач.

Поэтому очень важно поставить самые важные задачи на первое место в своём дневнике. Отведите первые два часа вашего рабочего или свободного времени только для себя и своих приоритетов. Утро является наиболее продуктивным временем для многих людей, когда голова еще ничем не забита, эмоции не успели взять верх, и еще не произошло ничего непредвиденного.

Научитесь контролировать свой день. Ваше время можно разбить на три категории:

– Обязательное время (например, деловые встречи, прием к врачу, курсы, лекции, конференции, церковь и т.д.)

– Неконтролируемое время (неформальные встречи, телефонные разговоры, просьбы, всё неотложное и непредвиденное).

– Контролируемое время. Это время, которое вы выделили для работы над своими главными задачами и целями, и которое осталось от обязательного и неконтролируемого.

Контролируемое время нужно ежедневно защищать от «воров времени», что будет зависеть от вашего умения сказать «Нет». Но как определить, сколько контролируемого времени у вас есть в наличии? Для начала посчитайте всё своё обязательное время (на предстоящий день или неделю), реалистично оценив его количество. Добавьте время, потраченное на непредвиденные обстоятельства (задержки, проблемы, вмешательство, ошибки людей), а затем полученную сумму отнимите от общего времени, которое у вас есть в наличии для работы. Это максимум, на который вы можете рассчитывать и который можете контролировать. Назовите его «Важное Время» и заблокируйте его в дневнике – можно даже разделить его на 2-3 блока в течение дня. Не будьте жадными – начните с реалистически маленького отрезка времени, а затем постепенно его наращивайте. Так вы гораздо быстрее преуспеете.

Заблокируйте «Важное Время» на несколько недель вперед. Запишите в эти блоки, над чем именно вы будете работать. Но даже если вы этого еще не знаете, всё равно заблокируйте – вам определенно понадобится время для выполнения каких-либо важных задач. Представьте, что вы пакуете чемодан. Большие вещи – в первую очередь, а более мелкие – в оставшиеся промежутки. И обязательно уделите несколько минут времени в начале или в конце каждого рабочего дня, чтобы проверить планы и убедиться в том, что вы идете в правильном направлении. В выходные желательно потратить, по меньшей мере, 30 минут, чтобы подумать и распланировать дела на предстоящую неделю, так как хорошее планирование не совмещается с лихорадочной спешкой. Обязательно подведите итоги за неделю – что у вас хорошо получилось, а что нет. Спросите себя, что вам помешало осуществить задуманное, что вы можете улучшить, какие ваши следующие шаги, и как вы можете улучшить свои стратегии.

Только планирование поможет вам защитить свое «важное» время. Когда вы записали что-то в дневнике, намного легче сказать другим людям «Нет». Если бы это было обязательное время (деловая встреча или прием к врачу), вы бы наверняка сказали: «Извините, не могу!» Но почему-то мы легко отодвигаем своё важное время, потраченное только на себя и для себя, ради других людей. Но это необходимо делать только в двух случаях – если вам позвонил либо начальник, либо голливудский кинорежиссёр. Для остальных – желательно не делать этого слишком часто, или, другими словами, только тогда, когда это действительно важно.