Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [53]

Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь.

Оливер Венделл Холмс

Многие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство составителей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный способ ведения списков.

Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом случае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множеством переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности намеченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.

Когда речь идет о «списке», под этим словом следует понимать только перечень проблем с определенными сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) папка с отдельными заметками на бумаге, посвященными проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памятной книжке); или (3) перечень, составленный с помощью компьютера или цифрового секретаря, (например, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).

Сортировка напоминаний о дальнейших действиях

Если вы опустошили корзину, то у вас наверняка появилась стопка «подвешенных» напоминаний о действиях, которые могут быть выполнены в течение двух минут и не могут быть никому переданы. Подобных дел, скорее всего, наберется от двадцати до шестидесяти-семидесяти. Не забудьте о делах, переданных другим людям, и, вероятно, о делах, которые были помечены вами в календаре или отнесены к категории «Когда-нибудь/может быть».

Можете упорядочить все это в категории, к которым будет легко обратиться, чтобы решением указанных проблем можно было заняться, когда будет время.

Придумайте наиболее подходящий способ физической группировки проблем: в виде документов в папках или списках, традиционных или электронных.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, возникает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в конкретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в календарь, могут быть намечены на конкретное время (например, «с 4:00 до 5:00 — встретиться с Джимом») или на определенный день («Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения»).

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, необходимый для прохождения медосмотра, — позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сделали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные «неровности рельефа», вокруг которых следует строить дальнейшую деятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению списков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется перенести на один из последующих дней. Сопротивляйтесь этому импульсу. Вы должны доверять своему календарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории «как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами».

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».