Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [49]

Ответить на поставленный вопрос легче и одновременно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений и несколько этапов планирования, которые еще не прошли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нужно сделать для решения проблемы, даже если она достаточно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

• Уборка гаража.

• Уплата налогов.

• Предстоящая конференция.

• День рождения Бобби.

• Пресс-релиз.

• Оценка продуктивности.

• Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется немного подумать.

• Уборка гаража

… Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо узнать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

• Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

• Уплата налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

• Подождать формы К-1 из компании Acme Trust. А что касается…

• Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра готовить рекламные материалы. Наверно, нужно…

• Написать Сандре электронное сообщение и спросить ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги — «звонок Джону», «ожидание формы К-1», «отправка сообщения Сандре» — должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют «первоочередной шаг», когда решают «организовать собрание». Но это — не первоочередной шаг: он не предполагает физических действий. Как организовать собрание? Возможно, нужно обзвонить людей или разослать им электронные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца обработку данной задачи. Если не определено следующее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физическое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и рабочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: «Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать». Ловко. Но принятие решения не является действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В принятии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения могут попадать к вам из внешних источников («позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для делового предложения») или возникать в результате ваших собственных размышлений («Набросать идеи очередной реорганизации»). В любом случае, чтобы сдвинуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

• Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).

• Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).

• Отложить дело — поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.

Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпринять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.