Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [22]

3. Шестиуровневая модель анализа собственной работы

Вашим выбором должны управлять приоритеты, но большинство методов их определения не являются надежными инструментами, которые можно использовать во многих сферах нашей профессиональной деятельности. Чтобы узнать, каковы ваши истинные приоритеты, вам нужно знать, в чем состоит ваша работа. И существует как минимум шесть различных ракурсов, которые помогут это сделать. Если воспользоваться аналогией с аэрокосмической отраслью, то речь пойдет в основном о высотах.

• 50 000 футов и выше: вся жизнь.

• 40 000 футов: временной промежуток от трех до пяти лет.

• 30 000 футов: цели, для достижения которых требуется от одного до двух лет.

• 20 000 футов: сфера ответственности.

• 10 000 футов: текущие проекты.

• Взлетная полоса: текущие действия.

Давайте двигаться снизу вверх:

Взлетная полоса: текущие действия. Это — список всех срочных действий, которые вы должны предпринять: всех звонков, которые нужно совершить, всех электронных сообщений, на которые нужно ответить, всех заданий, которые вы должны выполнить, и планов, которые нужно довести до ведома вашего начальника, жены или мужа. Если бы весь мир замер, и в ваше сознание не поступало бы никаких новых проблем изнутри или извне, то на выполнение задач, накопившихся к данному моменту, вам потребовалось бы от трехсот до пятисот часов.

10 000 футов: текущие проекты. Значительную часть ваших дальнейших действий определяют от тридцати до ста проектов, над осуществлением которых вы сейчас трудитесь. Это сравнительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь, такие как установка компьютера в доме, организация конференции по продажам, переезд в новый офис или визит к стоматологу.

20 000 футов: сфера ответственности. Вы создаете большинство своих проектов или беретесь за их выполнение под влиянием обязанностей. Обязанности основной массы людей объединяются в категории: их может быть от десяти до пятнадцати. Это — основные сферы, в которых вы хотите достичь результатов и удовлетворить поставленные требования. Ваша работа может требовать хотя бы скрытой ответственности за такие аспекты, как стратегическое планирование, административная поддержка, набор кадров, исследования рынка, обслуживание клиентов или управление активами. Точно такое же число приоритетных направлений присутствует и в вашей частной жизни: здоровье, семья, финансы, быт, духовная пища, отдых и т. д. Перечисление и обзор этих сфер ответственности позволяет получить более полную картину оценки состояния ваших проектов.

30 000 футов: цели, для достижения которых требуется от одного до двух лет. То, чего вы хотите достичь в различных сферах вашей жизни и работы через два года, составляет еще один ракурс, под которым можно рассматривать вашу работу. Часто достижение целей и выполнение задач вашей работы требует переноса акцентов в вашей деятельности на новые сферы ответственности. В частном плане на этом уровне, вероятно, также присутствуют проблемы, которые вы хотите решить (или «утрясти») — они увеличили бы важность одних аспектов вашей жизни и уменьшили приоритетность других ее сторон.

40 000 футов: временной промежуток от трех до пяти лет. Составление планов на три-пять лет вперед заставляет вас мыслить более широкими категориями, такими как организационные стратегии, изменения в окружении, карьере и жизненных обстоятельствах. Ко внутренним факторам относится более долгосрочное планирование карьеры, семейной жизни, а также финансовых целей и стратегий. Внешние аспекты могут включать изменения, касающиеся вашей работы и организации, такие как новые технологии, глобализация, рыночные тенденции и конкуренция. Решения на этой «высоте» могут легко изменить облик вашей работы на многих уровнях.

50 000 футов и выше: вся жизнь. Это — «общая картина». Для чего существует ваша компания? Для чего вы существуете? Изначальная цель любого предмета составляет основу определения его истинного предназначения. Это универсальное определение работы. Все цели, видения, задачи, проекты и действия исходят из этого определения и подкрепляют его.

Подобные аналогии с авиацией несколько субъективны, и в реальной жизни предмет содержательных бесед о ваших главных задачах и приоритетах не всегда будет укладываться в рамки той или иной «высоты». Но, тем не менее, подобные сравнения позволяют напомнить вам о многоуровневой природе вашей работы, а также о проблемах и задачах, которые она влечет за собой.

Естественно, чтобы быть окончательно уверенным в правильности своего выбора времени и характера дальнейших действий, вам следует взвесить множество факторов. «Определение приоритетов» в общепринятом смысле, то есть сосредоточение внимания на долгосрочных целях и идеалах, хоть и является важной задачей, не позволяет воплотить в жизнь подавляющее большинство повседневных решений и замыслов. Завоевание контроля над всеми уровнями рабочего процесса позволит вам гораздо более обстоятельно подходить к выполнению задач и испытывать при этом моральное удовлетворение.

Вторая часть этой книги содержит конкретные рекомендации, касающиеся применения трех описанных моделей при выборе дальнейших действий, и рассказывает о применении наиболее эффективных методов сбора, обработки, планирования, организации и упорядочения задач для достижения успеха.