Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - [5]
В японской культуре есть такое понятие как «котодама» (душа слова), согласно которому произнесенные слова наделены мистической силой. И действительно, слова влияют не только на впечатление, которое передается собеседнику, но и на действия того, кто их произносит. Может, вам тоже стоит внимательнее выбирать слова при хорэнсо?
Наверное, теперь уже повсеместно распространено выполнение хорэнсо по электронной почте. Электронная почта стала сейчас чем-то настолько обычным, что удивительно, как люди работали, когда ее не было. Но из-за удобства не пытаетесь ли вы неосознанно решать все вопросы по электронной почте?
Перед тем как отправить хорэнсо по электронной почте, я всегда проверяю, нельзя ли воспользоваться другим способом, а именно отчитаться или задать вопрос при личной встрече или, если она невозможна, по телефону. Такой порядок приоритетности основывается на объеме информации, которую возможно передать, скорости получения ответа и быстроты выполнения хорэнсо. Например, когда вы хотели бы посоветоваться по поводу дальнейших действий, если вы назначаете встречу по электронной почте, то только ее подтверждение может занять до одного дня. Но если есть возможность встретиться лично или позвонить, вы сразу же получите ответ, и скорость вашей работы значительно повышается.
Во время одного делового звонка, как правило, обсуждают только один вопрос, но при личной встрече проще сказать: «Кстати говоря…» и обменяться информацией, не относящейся к основному вопросу, а также можно получить самую разную иную невербальную информацию, например, о настроении или самочувствии собеседника. Не следует забывать и о сопутствующем эффекте повышения доверия собеседника к вам, так как вы специально пришли встретиться с ним.
Конечно, это зависит от расстояния до собеседника, но с точки зрения затрачиваемого времени электронная почта зачастую уступает личной встрече и телефонному разговору. Даже чтобы набрать электронное сообщение, требуется куда больше времени, чем вы ожидаете. С точки зрения временных затрат электронная почта – самый последний способ выполнения хорэнсо. Особенно если собеседник работает на том же этаже, что и вы: обязательно пойдите и поговорите с ним лично.
Раньше я работал со строгим менеджером, у которого был очень плотный график. Даже его электронные письма обычно были не длиннее двух строчек. Это было настолько обыденным, что кое-кто из коллег даже расчувствовался, когда получил e-mail из трех строк. А иногда менеджер вообще отвечал односложно: «нет» или «30 штук»… Но на тот момент я тоже был очень загружен, и мне было необходимо сократить ненужные переговоры и переписку, чтобы избежать лишней работы.
Тогда, чтобы не создавать лишней нагрузки руководителю и быстро продвигаться в своей работе, я придумал собственный способ хорэнсо. Этот способ заключался в том, чтобы предоставить руководителю варианты для выбора, тогда ему будет достаточно ответить только «А» или «Скорее В, но обсуди с коллегой Н.», а также в том, чтобы проводить хорэнсо на том этапе, когда мне нужен только ответ: «Да» или «Нет», чтобы продолжить.
То есть перед тем как спрашивать: «Что делать по этому вопросу?», нужно немного подумать и при хорэнсо предложить что-то более конкретное, например: «Я думаю, нужно сделать так. Так будет лучше, потому что А, В, С. Есть кое-какие риски, но их можно избежать. Как вам такой план?» или «Мы можем сделать А, В или С, но по следующим причинам вариант А кажется мне наиболее предпочтительным». Именно в таком виде хорэнсо можно считать завершенной офисной работой.
Если попробуете следовать этому совету, то заметите, что работа стала спориться, нагрузка на руководителя снизилась (а его настроение улучшилось), коммуникация наладилась. А кроме того, ваши собственные результаты улучшились. Даже такие небольшие хитрости помогут как улучшить ваш навык хорэнсо, так и увеличить скорость и эффективность вашей работы. Накопление таких привычек повысит мнение начальства о вас и вашей работе.
Глава 2. Секреты совещаний
Причина того, что японские белые воротнички (работники умственного труда) считаются малоэффективными, заключается в долгих совещаниях. Особенно беспокоит время внутренних совещаний. Иностранцы, присутствовавшие на японских совещаниях, все как один говорят: «Долгое-долгое совещание» или «Слишком много совещаний».
Планируя совещание, мы всегда стремимся соблюсти правило 1/8. Разобьем совещание на структурные составляющие, а именно: «необходимое время», «число участников», «частота проведения». Если поделить каждую из составляющих на два, то есть 1/2 × 1/2 × 1/2, то общее время, затрачиваемое организацией на это совещание, уменьшится в 8 раз. В качестве примера возьмем двухчасовое совещание, в котором участвуют 20 человек и которое проводится 2 раза в месяц.
2 часа × 20 участников × 2 раза = 80 часов.
А теперь умножаем все на 1/2 и получаем
1 час × 10 человек × 1 раз = 10 часов.
Таким образом, мы сокращаем общее время на 70 часов. Если использовать эти часы на другую работу, организации будет значительно больше пользы, не правда ли? Когда вы будете вести совещание, попробуйте применить это правило ко всем привычным собраниям. В большинстве случаев сокращение в 8 раз не вредит работе организации, более того, такая оптимизация может улучшить мнение о вас.
У каждого человека есть мечта, заветное желание, а то и не одно. Но задумываемся ли мы о том, сколько нам необходимо для счастья или что именно нам нужно, чтобы чувствовать себя абсолютно счастливыми? В материальном плане все очень даже просто: нам необходимо ровно столько, сколько получится, если все наши материальные мечты и желания перевести в денежное выражение, то есть попросту подсчитать, сколько стоят те или иные вещи, которые ну просто очень, как нам кажется, нам нужны. Зачастую ощущение их нужности проходит само собой сразу, как только удается их заполучить, и оказывается, что не так уж они были и нужны и не настолько они делают тебя счастливым, как ты того ожидал.
Психолог помогает человеку найти и эффективно использовать душевные силы, чтобы преодолеть трудности внешней жизни и выдержать жизненные испытания.А если человек не готов прийти на прием к психологу?В этой книге описаны темы обыденной жизни, которые чаще всего поднимаются в кабинете психолога, и даны ответы на вопросы:– что можно делать, чтобы предупредить возникновение и развитие психологических проблем,– как справиться с возникшими проблемами без посторонней помощи.В приложение вынесены простые и популярные упражнения, которые помогут читателю самостоятельно продвинуться в решении проблем и тренировке нужных для преодоления трудностей качеств.
Эта книга — практическое руководство по конструктивному влиянию. Она для тех, кто хочет как лучше, но не всегда может убедить в этом других. И для тех, кто рад бы строить дружеские отношения с окружающими, но опасается, что не получится. А еще для тех, кто стремится к мирной жизни, но почему-то постоянно оказывается втянутым в борьбу.В книге есть инструменты открытого конструктивного влияния, основанные как на опыте автора в управлении бизнесом, ведении переговоров, обучении, так и на научных достижениях классической и современной психологии.Прочитав книгу, вы не только познакомитесь с этими инструментами — вы овладеете конкретными приемами с помощью упражнений, которые автор, будучи бизнес-тренером, не удержалась и включила в каждую главу.Используя эти приемы, вы сможете значительно увеличить область конструктивного общения в своей жизни и уменьшить зону «военных действий».
«Разговоры в песочнице» — книга про то, каково быть современной молодой мамой в России. Она про внутренний мир тех, кто ежедневно втаскивает коляску в подъезд разной степени оборудованности для этих целей. Про чувства качающих качели. Про переживания сидящих в очереди к педиатру. Про тех, чьи дети еще не ходят в детский сад, и даже вообще еще не ходят, и кто — по тем или иным причинам — проводит дома большую часть своего времени.
Учитывая мнение читателей предыдущих двух книг из предполагаемой серии "Практическая психология для всех", автор ставит цель — помочь людям осознать и изменить неудачные, малоэффективные модели поведения, дать им средства психологического анализа и саморегуляции, научить их, как сделать свою собственную жизнь и жизнь своих близких счастливой, на примере разных судеб четырех женщин.Книга доступна и интересна для всех, кто стремится к благополучию, успеху и процветанию и ищет средства достижения этого.
Работы Рихарда Давида Прехта, написанные на стыке психологии и философии, переведены на 25 языков, изданы суммарным тиражом более миллиона экземпляров, вошли в списки бестселлеров всех европейских стран.Психология любви.Одна из самых распространенных тем в мировой философии.Так почему же книга Рихарда Давида Прехта, написанная на эту «избитую» тему, продается огромными тиражами и пользуется колоссальным успехом во всей Европе?Что, по его мнению, представляет собой это чувство — самое яркое из всех, что доступно человеку?
Дэн Лайонс – экс-редактор Forbes и сценарист комедийного сериала «Кремниевая долина» – прославился как автор пародийного блога «Тайный дневник Стива Джобса». Вот и его бестселлер «Евангелие от IT» похож на сатиру. Только это – реальная история. Автор описывает свои злоключения в многомиллионном стартапе HubSpot, где ему предложили работать бок о бок с новаторами и визионерами. Лайонс быстро выяснил, что «инновационная авторитетная компания» на деле – мыльный пузырь, продающий воздух. «Безжалостно смешно», как отзывается New York Post, журналист показывает изнанку сказочной долины, которая оказалась логовом шарлатанов.
Денис Каплунов — гуру продающих текстов, автор пяти бестселлеров по копирайтингу. Перед вами универсальное руководство по созданию продающих коммерческих предложений на любой случай. Книга написана в формате мастер-класса: за инструкцией и реальными КП следуют практические шаги.
Кэш – это трэш, – заявил Рэй Далио на Всемирном экономическом форуме в Давосе. Богатейшие люди мира знают, в чем секрет благосостояния. «Закон больших денег» предлагает вам воспользоваться этим знанием и вырваться из крысиных бегов. Автор в увлекательной форме объясняет, в каких случаях кредит оправдан и стоит ли все свободные средства отправлять на его погашение, как рассчитать доходность актива по различным сценариям, что такое личностный капитал и зачем он вам нужен, как создавать капитал и в чем хранить деньги.
Как руководителю развязать себе руки и перейти от оперативного управления к стратегическому? Авторы предлагают методику, отработанную топ-менеджерами крупнейших компаний. Достаточно сосредоточиться на 5 областях, которые помогут увеличить производительность и построить сеть лидеров на местах. Это позволит переключиться на более важные задачи и масштабировать ключевые изменения. Все теоретические аргументы подкреплены примерами из реальной практики.