Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - [5]
В японской культуре есть такое понятие как «котодама» (душа слова), согласно которому произнесенные слова наделены мистической силой. И действительно, слова влияют не только на впечатление, которое передается собеседнику, но и на действия того, кто их произносит. Может, вам тоже стоит внимательнее выбирать слова при хорэнсо?
Наверное, теперь уже повсеместно распространено выполнение хорэнсо по электронной почте. Электронная почта стала сейчас чем-то настолько обычным, что удивительно, как люди работали, когда ее не было. Но из-за удобства не пытаетесь ли вы неосознанно решать все вопросы по электронной почте?
Перед тем как отправить хорэнсо по электронной почте, я всегда проверяю, нельзя ли воспользоваться другим способом, а именно отчитаться или задать вопрос при личной встрече или, если она невозможна, по телефону. Такой порядок приоритетности основывается на объеме информации, которую возможно передать, скорости получения ответа и быстроты выполнения хорэнсо. Например, когда вы хотели бы посоветоваться по поводу дальнейших действий, если вы назначаете встречу по электронной почте, то только ее подтверждение может занять до одного дня. Но если есть возможность встретиться лично или позвонить, вы сразу же получите ответ, и скорость вашей работы значительно повышается.
Во время одного делового звонка, как правило, обсуждают только один вопрос, но при личной встрече проще сказать: «Кстати говоря…» и обменяться информацией, не относящейся к основному вопросу, а также можно получить самую разную иную невербальную информацию, например, о настроении или самочувствии собеседника. Не следует забывать и о сопутствующем эффекте повышения доверия собеседника к вам, так как вы специально пришли встретиться с ним.
Конечно, это зависит от расстояния до собеседника, но с точки зрения затрачиваемого времени электронная почта зачастую уступает личной встрече и телефонному разговору. Даже чтобы набрать электронное сообщение, требуется куда больше времени, чем вы ожидаете. С точки зрения временных затрат электронная почта – самый последний способ выполнения хорэнсо. Особенно если собеседник работает на том же этаже, что и вы: обязательно пойдите и поговорите с ним лично.
Раньше я работал со строгим менеджером, у которого был очень плотный график. Даже его электронные письма обычно были не длиннее двух строчек. Это было настолько обыденным, что кое-кто из коллег даже расчувствовался, когда получил e-mail из трех строк. А иногда менеджер вообще отвечал односложно: «нет» или «30 штук»… Но на тот момент я тоже был очень загружен, и мне было необходимо сократить ненужные переговоры и переписку, чтобы избежать лишней работы.
Тогда, чтобы не создавать лишней нагрузки руководителю и быстро продвигаться в своей работе, я придумал собственный способ хорэнсо. Этот способ заключался в том, чтобы предоставить руководителю варианты для выбора, тогда ему будет достаточно ответить только «А» или «Скорее В, но обсуди с коллегой Н.», а также в том, чтобы проводить хорэнсо на том этапе, когда мне нужен только ответ: «Да» или «Нет», чтобы продолжить.
То есть перед тем как спрашивать: «Что делать по этому вопросу?», нужно немного подумать и при хорэнсо предложить что-то более конкретное, например: «Я думаю, нужно сделать так. Так будет лучше, потому что А, В, С. Есть кое-какие риски, но их можно избежать. Как вам такой план?» или «Мы можем сделать А, В или С, но по следующим причинам вариант А кажется мне наиболее предпочтительным». Именно в таком виде хорэнсо можно считать завершенной офисной работой.
Если попробуете следовать этому совету, то заметите, что работа стала спориться, нагрузка на руководителя снизилась (а его настроение улучшилось), коммуникация наладилась. А кроме того, ваши собственные результаты улучшились. Даже такие небольшие хитрости помогут как улучшить ваш навык хорэнсо, так и увеличить скорость и эффективность вашей работы. Накопление таких привычек повысит мнение начальства о вас и вашей работе.
Глава 2. Секреты совещаний
Причина того, что японские белые воротнички (работники умственного труда) считаются малоэффективными, заключается в долгих совещаниях. Особенно беспокоит время внутренних совещаний. Иностранцы, присутствовавшие на японских совещаниях, все как один говорят: «Долгое-долгое совещание» или «Слишком много совещаний».
Планируя совещание, мы всегда стремимся соблюсти правило 1/8. Разобьем совещание на структурные составляющие, а именно: «необходимое время», «число участников», «частота проведения». Если поделить каждую из составляющих на два, то есть 1/2 × 1/2 × 1/2, то общее время, затрачиваемое организацией на это совещание, уменьшится в 8 раз. В качестве примера возьмем двухчасовое совещание, в котором участвуют 20 человек и которое проводится 2 раза в месяц.
2 часа × 20 участников × 2 раза = 80 часов.
А теперь умножаем все на 1/2 и получаем
1 час × 10 человек × 1 раз = 10 часов.
Таким образом, мы сокращаем общее время на 70 часов. Если использовать эти часы на другую работу, организации будет значительно больше пользы, не правда ли? Когда вы будете вести совещание, попробуйте применить это правило ко всем привычным собраниям. В большинстве случаев сокращение в 8 раз не вредит работе организации, более того, такая оптимизация может улучшить мнение о вас.
Классическая работа французского психолога Г. Лебона «Психология народов и масс» посвящена исследованию психологии больших социальных групп. Именно Лебон впервые сформулировал законы поведения организованной толпы. Он писал о том, что у людей в толпе «появляются новые качества, которыми они до сих пор не обладали». Индивид в этом случае «приобретает сознание непреодолимой силы, и это сознание позволяет ему поддаться таким инстинктам, которым он никогда не дает волю, когда он один». Лебон объясняет это тем, что, во-первых, «толпа анонимна и потому не несет ответственности.
В книге рассказывается история главного героя, который сталкивается с различными проблемами и препятствиями на протяжении всего своего путешествия. По пути он встречает множество второстепенных персонажей, которые играют важные роли в истории. Благодаря опыту главного героя книга исследует такие темы, как любовь, потеря, надежда и стойкость. По мере того, как главный герой преодолевает свои трудности, он усваивает ценные уроки жизни и растет как личность.
О чем эта книга:О смысле жизни.Во что верить и где её (веру) искать.О людях феноменальной силы, ума, воли.Вся, правда, о ясновидцах, экстрасенсах...О том, как нами манипулируют и обманывают.Как жить, не болея и оставаться работоспособным до старости.Что такое секс и любовь.О ложных и истинных жизненных целях.О экологически чистом сельском хозяйстве.Что такое «Национальная идея»?Об образовании и воспитании.Об экологии и экономике и о многом другом здесь написано простым и понятным языком. Книга рассчитана на широкий круг читателей.
Пособие представляет собой адаптированное изложение ключевых теоретических и практических аспектов семиосоциопсихологической концепции, разработанной в рамках российской академической науки выдающимся ученым Т.М. Дридзе. В самом определении этой концепции заключена ее суть: междисциплинарность, исследовательский поиск и возможности кругозора «на стыке наук». В пособии предлагаются методы и подходы, знакомящие с комплексными социально-диагностическими и социально-проектными технологиями, направленными на совершенствование коммуникативных навыков людей, на реализацию задач социально ориентированного управления коммуникационными процессами.
Есть особый вид телесных ощущений, которым является наше чувство ситуации. Они смутны, неотчетливы, их трудно выразить словами. Но именно эти неясные ощущения служат своеобразным камертоном. Фокусируясь на этих ощущениях, шаг за шагом пытаясь прояснить их, можно вызывать реальные изменения в состоянии человека и качестве его жизни.Юджин Джендлин, известный американский психотерапевт, психолог и философ предлагает метод работы с такими неотчетливыми ощущениями — фокусирование. В книге подробно рассматриваются его основные приемы, а также проводятся параллели с другими направлениями психотерапии.Книга безусловно обогатит арсенал психотерапевтов и других специалистов “помогающих” профессий.
Лин Коуэн — доктор философии, область ее интересов — юнгианский аналитический подход, который она практикует в течение 25 лет. Занимала пост директора Межрегионального центра юнгианского анализа, президента Межрегионального общества юнгианских аналитиков, профессора в Центре обучения практической психологии (штат Миннесота). Является автором ряда книг по юнгианской психологии. Доктор Коуэн читает лекции в США, Европе и Южной Америке.Родилась в Нью-Йорке, долгое время прожила в штате Миннесота, сейчас живет и работает в Хьюстоне, штат Техас.Ее книга «Мазохизм» выдержала несколько изданий.
Дэн Лайонс – экс-редактор Forbes и сценарист комедийного сериала «Кремниевая долина» – прославился как автор пародийного блога «Тайный дневник Стива Джобса». Вот и его бестселлер «Евангелие от IT» похож на сатиру. Только это – реальная история. Автор описывает свои злоключения в многомиллионном стартапе HubSpot, где ему предложили работать бок о бок с новаторами и визионерами. Лайонс быстро выяснил, что «инновационная авторитетная компания» на деле – мыльный пузырь, продающий воздух. «Безжалостно смешно», как отзывается New York Post, журналист показывает изнанку сказочной долины, которая оказалась логовом шарлатанов.
Денис Каплунов — гуру продающих текстов, автор пяти бестселлеров по копирайтингу. Перед вами универсальное руководство по созданию продающих коммерческих предложений на любой случай. Книга написана в формате мастер-класса: за инструкцией и реальными КП следуют практические шаги.
Кэш – это трэш, – заявил Рэй Далио на Всемирном экономическом форуме в Давосе. Богатейшие люди мира знают, в чем секрет благосостояния. «Закон больших денег» предлагает вам воспользоваться этим знанием и вырваться из крысиных бегов. Автор в увлекательной форме объясняет, в каких случаях кредит оправдан и стоит ли все свободные средства отправлять на его погашение, как рассчитать доходность актива по различным сценариям, что такое личностный капитал и зачем он вам нужен, как создавать капитал и в чем хранить деньги.
Как руководителю развязать себе руки и перейти от оперативного управления к стратегическому? Авторы предлагают методику, отработанную топ-менеджерами крупнейших компаний. Достаточно сосредоточиться на 5 областях, которые помогут увеличить производительность и построить сеть лидеров на местах. Это позволит переключиться на более важные задачи и масштабировать ключевые изменения. Все теоретические аргументы подкреплены примерами из реальной практики.