Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - [5]
Перед обработкой дел обращается внимание на правильность оформления документов и полноту их состава, т. е., проводится сверка всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов (дат и номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.
Длительное архивное хранение предполагает хранение в течение 10 (и более) лет. Сюда относятся следующие документы кадровой службы:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;
• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.);
• акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
• табели или наряды работников вредных профессий.
Экспертиза ценности документов не проводится по заголовкам на обложках дел, а предполагает полистный просмотр каждого дела. В ходе этого процесса изымаются лишние экземпляры документов, копии, документы, не относящиеся к тематике данного дела, черновики и документы, подлежащие возврату. Затем происходит:
• систематизация документов в деле;
• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов;
• составление листа – заверителя дела;
• при необходимости – составление внутренней описи документов.
Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы, относящиеся кодному вопросу, группируются вместе. Дело в своем составе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности (в начале дела приказ № 1) и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст, свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.
В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце, лист—заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа—заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:
• наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;
• наименование структурного подразделения (полное);
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;
• вид дела;
• автор документов (например, кадровая служба);
• краткое содержание документов дела;
• период, к которому относятся документы дела;
• дата дела;
• количество листов в деле (переносится из листа—заверителя дела);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.
Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов составленном на предприятии и являющимся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов).
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.
Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) – тушью или чернилами.
Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.
В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии, в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.
