Искусство успевать - [14]

Задания, которые вы выполняете сегодня, в значительной степени предопределены тем, что уже стало частью непрерывного процесса: всем тем, что началось вчера, на прошлой неделе или в прошлый месяц. Сегодняшние дела состоят из тех, что тянутся непрерывно, а также являются результатом ваших специальных обязательств. Известный писатель, который прославился после написания первой своей книги, получал много приглашений в течение года после своего успеха. И хотя он желал провести свободный день вместе со своей семьей или мечтал начать работу над новой книгой, он на многие месяцы вперед был связан обязательствами выступать с речами, лекциями, участвовать в телевизионных программах. Он никогда не мог позволить себе поваляться в постели, остаться вечером дома, почитать книгу. Вы также можете оказаться связанными обязательствами, которые были сделаны вами много месяцев назад.

Неожиданные препятствия могут отнять у вас еще больше времени. Вы встаете утром и обнаруживаете, что вечером забыли выключить фары. Вследствие этого у вас сел аккумулятор. Поэтому вместо того, чтобы прибыть на работу за пятнадцать минут до начала, с тем, чтобы подготовиться к ней, вы приезжаете с опозданием на два часа. Вы узнаете, что к вам уже пять раз звонил мистер Джоунс и жаловался, что аппарат, который вы обещали ему доставить вчера, до сих пор не прибыл к нему, и вы, как сумасшедший, носитесь по кабинетам, чтобы узнать, в чем причина задержки.

Необходимые дела, каждодневные занятия и прошлые обязательства, в соединении с помехами и кризисами могут разрушить надежды на то, чтобы найти несколько минут для приближения к вашей жизненной цели. Однако эти дела не должны совершать такие разрушения. Все зависит от того, сумеете ли вы справиться с этими неизбежными пожирателями времени и готовы ли вы сохранить часть времени за собой. Я не знаю другого пути, кроме следующего: чтобы увеличить вероятность того, что вы осуществите ваши жизненные цели, вам надо планировать время на каждый день.

Разве у кого-нибудь есть время на планирование?

Как бы вы ни были заняты, вы всегда должны уделять время планированию. Чем меньше у вас свободного времени, тем более важным для вас является тщательное планирование времени. Потратьте на планирование всего десять минут в начале или конце дня и эти затраты с лихвой компенсируются для вас.

Иногда вам покажется, что вы очень заняты, и вы решите, что у вас нет времени на планирование. Однако подумайте: если вы не распланируете свой день, у вас останется очень мало времени, а может быть и вообще его не останется; если вы не распланируете время, вы, без сомнения, не сможете отличить важные дела от неважных. Даже, если вы ограничите свою деятельность лишь самыми важными делами (из группы «А»), вероятнее всего вы не сделаете самые важные из них. Поэтому, хотя вы думаете, что у вас нет времени на то, чтобы планировать свои дела, когда вы заняты, вы все равно израсходуете время, но беспорядочно, бездумно. Поэтому я утверждаю: когда у нас не хватает времени для планирования, мы должны выделять время для планирования.

Лучше всего с планирования начинать ваш день, или же им его заканчивать. Существует много преимуществ в том, чтобы открывать день с планирования, на свежую голову. По мере того, как вы работаете над планом, вы все более активно включаетесь в процесс его составления, а затем и выполнения. Продумав, что необходимо сделать, вы легко переходите к воплощению плана в реальность. Когда вы ясно определили приоритеты дня, у вас меньше вероятности того, что вы отвлечетесь в сторону при их осуществлении.

Планирование в конце дня обладает другим преимуществом: вы знаете пункт отправления. С этой точки обзора вам легче оценить перспективу на завтрашний день. Кроме того, если вы уже распланировали весь день на завтра, утром уже не придется ломать голову над тем, что делать, и вы не потеряете время. Другим преимуществом планирования накануне вечером является то, что ваше подсознание будет работать в течение ночи и, когда вы прибудете на работу, то будете вооружены многими идеями, готовыми для воплощения в жизнь.

Очевидные преимущества есть и у вечернего планирования, и у утреннего планирования. Поэтому я предлагаю вам планировать и то и другое.

Можете ли вы позволить так использовать время? У меня было несколько клиентов, которые тщательно записывали, сколько времени они израсходовали на то или иное дело в течение недели. Они были добросовестными людьми и их беспокоили вопросы, связанные с расходом времени и планирования, еще больше, чем обычных людей. Они были убеждены в необходимости планирования и были готовы потратить на это столько времени, сколько было необходимо. Они обнаружили, что тратили на планирование менее четырех часов в неделю. И пришли к выводу, что планирование не требует много времени, но результаты очевидны: они добивались большего в выполнении дел из группы «А-1», а обыденные дела все меньше вторгались в их жизнь. Планирование помогало им сосредоточиться на важных вещах.

Некоторые начальники, с которыми я имел дело, взяли за правило: никогда не уходить с работы, пока они не приготовят план на следующий день. Утром за пятнадцать минут до начала рабочего дня они вносили необходимые добавления и окончательные уточнения. (Разумеется, по мере того, как в течение дня возникали помехи, вызванные непредвиденными обстоятельствами, они вносили поправки и изменения в осуществление этих планов.)