Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты - [41]

Шрифт
Интервал

1. Сколько названий у кофе по-восточному?

2. Чем кофе по-турецки отличается от кофе по-арабски?

3. В чем особенность помола зерен для кофе по-восточному?



Какой вариант вы выбрали? Как вы думаете, повлиял ли ваш выбор на скорость выполнения задания? Если бы вы выбрали другой вариант, вам понадобилось бы больше времени или меньше?

Эксперимент с этими двумя текстами мы часто проводим на семинарах по деловому письму. Участники делятся на три группы. Группа А получает текст № 1, группа В — текст № 2, а в группе С каждый, как вы сейчас, сам решает, какой из двух текстов читать. Мы просим участников поднимать руку, как только оба ответа будут найдены, — и раз за разом получаем один и тот же результат.

Сначала поднимают руки участники группы В — читатели текста № 2. Затем к ним присоединяются участники группы С, выбравшие тот же текст № 2. И только в последнюю очередь поднимает руки группа А — и те, кто в группе С читал текст № 1. Причем последних оказывается совсем немного: текст № 1 почти никого из группы С не привлекает.

Мы видим здесь возможности оформления в действии: берем неудобный и «нежеланный» текст № 1, применяем пару-тройку оформительских приемов и получаем удобный, эффективный и привлекательный текст № 2. В тексте ни слова не меняется, а наши шансы достучаться с этим текстом до читателя возрастают: оформление на поверку оказывается весьма полезным инструментом деловой переписки.

Какие же оформительские приемы мы используем и как именно они воздействуют на адресата? Давайте разбираться.

Воздушные абзацы

Чтобы понять, что именно работает, применим к тексту № 1 все использованные приемы один за другим. Начнем с самого ходового — с деления на абзацы. Перед вами наш текст с этим делением и без него. Какой вариант вы охотнее прочтете и почему?


Большинство участников выбирают правый текст, говоря, что на вид в нем меньше информации. Мы все живем в условиях информационной перегрузки, лишнего никому не нужно, — и чем менее «загруженным» выглядит письмо, тем оно становится привлекательнее. Именно выглядит — ведь на самом деле содержание левого и правого текстов абсолютно одинаково! Они просто по-разному отформатированы!

Левый текст — эдакий кирпич, втиснутый на лист с огромным трудом, так что незанятого места почти не остается. Правый — воздушная конструкция, его абзацы словно парят, окруженные с четырех сторон свободным пространством. По краям листа это пространство образуют поля, а между абзацами — увеличенные межстрочные интервалы.

Казалось бы, раз «воздух» делает текст привлекательным, добавим его побольше! Но нет — почти на каждом тренинге группа против этого возражает. «Если мы оставим большие поля и просветы между абзацами, письмо может не влезть на одну страницу, — говорят мне слушатели, — а больше одной страницы наш шеф не читает…».

Страница — это и впрямь лимит. Многие считают даже двухстраничные письма слишком длинными и откладывают их чтение на потом. Но мы только что убедились: если сделать из двух страниц одну, упихав текст коленом, адресат совсем не обрадуется. Нет смысла давать адресату больше информации, чем он готов воспринять. Лучше уж исключить из письма то, что не влезло, — зато все, что влезло, прочтут с охотой!

Не только поля смущают группу: порой вызывает возражения и увеличенный интервал между абзацами. «У нас так не положено, — говорит мне группа. — По правилам нашей компании все строчки в письме должны быть на одном расстоянии друг от друга, а для воздушности мы просто используем полуторный интервал…»

Действительно, полуторные интервалы между строками создают ощущение легкости. Но посмотрите, как меняется картина, если даже в «полуторном» тексте отделить абзацы один от другого дополнительными просветами.


В чем же секрет просветов? Почему даже в разреженном тексте они оказываются так важны? Дело в магии чисел.

Зрительно разделяя абзацы, мы помогаем читателю их сосчитать — и ловим его в свои сети.

Представьте, что вы издаете журнал. Какие названия статей следует вынести на обложку, чтобы он лучше продавался, — с числами или без?


Когда я задаю этот вопрос на семинарах, большая часть группы выбирает варианты с числами: с ними знаешь, чего ждать. Понимаешь, что тебе дадут аж сто рецептов, а не жалкие два. Радуешься, что нужно сделать только пять шагов, а не тысячу. Словом, можешь заранее оценить, во что предстоит ввязаться.

Текст, в котором абзацы разделены просветами, сродни «числовым» заголовкам. Он с первого взгляда позволяет понять, сколько внутри будет идей, то есть «шагов» или «рецептов». Столько же, сколько абзацев, — например, всего три. Три — это немного, с этим легко справиться. И вот уже текст кажется нам коротким, и мы без опаски беремся его читать. Оформление срабатывает.

Меткие буллеты

Рассмотрим еще один прием, тоже связанный с магией чисел. Возьмем текст № 1, уже разделенный на абзацы, и используем в нем так называемые буллеты. Одно из значений слова bullet — пуля. По-русски этот инструмент называется не так образно — маркированный список, — но его меткость от этого, к счастью, не уменьшается.

Снова перед вами два варианта — какой больше хочется прочесть, с буллетами или без?

Продолжить чтение
Еще от автора Саша Карепина
Пишем убедительно. Сам себе копирайтер

Для всех важно уметь писать понятные и убедительные тексты. Будь то описание вашего продукта, докладная записка, объяснительная или просто письмо, а то и признание в любви…Признанный мастер письменного слова Саша Карепина, консультант, больше десяти лет успешно обучающая своих слушателей деловому письму, делится в этой книге советами создания по-настоящему убедительных текстов.Книга поможет тем, у кого от текста порой зависит успех, карьера или счастье.

Рекомендуем почитать
Кадровый учет для «упрощенцев»

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники.

Новый порядок расчета и выплаты больничных

Данное издание представляет собой практическое пособие, которое разъясняет как точно и грамотно рассчитать больничный в 2006 году. Пособие содержит информацию о правилах заполнения больничного листа, о видах пособий, отражены бухгалтерские и налоговые аспекты расчета больничных листов и др.Пособие будет интересно как специалистам по кадрам, так и бухгалтерам и налоговикам, а также всем интересующимся в сфере расчетов больничных листов.

Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В книге комплексно рассмотрены организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты проблемы перехода к электронному документообороту. Отражены новейшие разработки и нормативные акты в области управленческого документооборота, а также практический опыт внедрения и применения систем электронного документооборота в российских организациях. Значительное внимание уделяется оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота.

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Книга, которую вы держите в руках, предназначена для обучения широкого круга специалистов ведению кадрового учета на компьютере. Она будет полезной и интересной как руководителю кадровой службы крупной корпорации, так и сотруднику, отвечающим за работу с персоналом на небольшой фирме. Вначале мы вспомним теоретические основы кадрового учета (цели и задачи кадрового учета, термины и понятия, и т.д.), после чего вашему вниманию будет предложено описание нескольких наиболее популярных программных средств.

Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.

Заработная плата: начисления, выплаты, налоги

Настоящее издание содержит полную информацию по заработной плате и иным выплатам работникам. Автор книги рассматривает вопросы, связанные с документальным оформлением приема граждан на работу; расчет начислений и удержаний по заработной плате; порядок и сроки выплаты заработной платы, компенсаций и пособий; налоги по заработной плате, процентные ставки и порядки их уплаты и т. п.Данная книга адресована практикующим бухгалтерам, работникам кадровых служб, руководителям организаций. Также она может быть интересна студентам, изучающим бухгалтерский учет.