Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты - [15]

В подобных ситуациях важно не забывать, что задача вступления все-таки подготовить, разогреть получателя письма, а не информировать его. Если уж так необходимо сообщить в письме все реквизиты поручения, лучше сделать это не во вступлении, а после него, в основной части письма.

Во исполнение поручения муниципалитета города N-ска об отводе земли под строительство спортивно-оздоровительных сооружений прошу Вас согласовать выделение земельного участка под здание детской спортивной школы…

Данное поручение опубликовано за № 256 10.05.2008, подписано заместителем председателя комиссии Огурцовым Е. П. и содержит положения о том, что…

Уточняющее вступление. К нему требования такие же, как и к напоминающему. Например, автор такого уточняющего вступления явно перегибает палку:

Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, внимание к данной ситуации губернатора области, заинтересованность общественности в решении данной проблемы и отсутствие на данный момент условий для организации подросткового досуга в городе N-ске, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.

Это уже не вступление, это аргументация — а аргументы лучше сообщать после заглавной фразы:

Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.

Рост подростковой преступности уже привлек внимание губернатора и общественности, в области ведется активная работа по решению проблемы, однако в N-ске пока не создано никаких условий для организации подросткового досуга…

На тренингах меня иногда просят в нескольких словах определить, каким должно быть вступление, чтобы и разогреть, и не перегреть адресата. На мой взгляд, тут как с поцелуями. Письмо без вступления порой вызывает желание спросить, как в известном анекдоте: «А поцеловать?» Не поцеловать совсем — плохо, но и перестараться с поцелуйной фазой нехорошо. Как раз на днях по радио рассказывали о рекордном поцелуе, длившемся целую неделю. После него целовавшиеся попали в больницу с истощением, а выписавшись, не захотели больше видеть друг друга….

Как слезть с коня?

Хорошо, вступление мы отстояли. А для чего нам в письме заключение? Давайте посмотрим на примерах. Взять хотя бы знаменитое «Письмо в редакцию передачи «Очевидное-невероятное» из Канатчиковой дачи» Владимира Высоцкого:

Дорогая передача! Во субботу, чуть не плача,

Вся Канатчикова дача к телевизору рвалась.

Вместо чтоб поесть, помыться, уколоться и забыться,

Вся безумная больница у экрана собралась.

Говорил, ломая руки, краснобай и баламут

Про бессилие науки перед тайною Бермуд.

Все мозги разбил на части, все извилины заплел,

И канатчиковы власти колют нам второй укол.

Уважаемый редактор! Может, лучше про реактор,

Про любимый лунный трактор? Ведь нельзя же, год подряд

То тарелками пугают, дескать, подлые, летают,

То у них собаки лают, то у нас руины говорят.

Мы кое в чем поднаторели: мы тарелки бьем весь год,

Мы на них уже собаку съели, если повар нам не врет,

А медикаментов груды — мы в унитаз, кто не дурак.

Вот это жизнь! И вдруг Бермуды. Вот те раз, нельзя же так!

Мы не сделали скандала — нам вождя недоставало.

Настоящих буйных мало — вот и нету вожаков.

Но на происки и бредни сети есть у нас и бредни

И не испортят нам обедни злые происки врагов!

…

Пусть безумная идея, не решайте сгоряча!

Отвечайте нам скорее через доку-главврача.

С уваженьем. Дата, подпись… Отвечайте нам, а то,

Если вы не отзоветесь, мы напишем в «Спортлото».

Обратите внимание на последнее четверостишие — то, где про главврача и «Спортлото». Эти слова и есть заключение, причем их совершенно невозможно убрать из письма. Попробуйте, и все рассыплется. В голове не останется ничего, кроме мешанины неоформленных фактов. То же самое происходит без заключения и с нашими письмами, а нам это совершенно не на руку.

Ведь получатель нашего письма, как известно, редко принимает решение прямо в процессе чтения. Чаще ему нужно сперва подумать, взвесить все «за» и «против», посоветоваться. Значит, окончательный ответ он дает не столько на основании написанного, сколько на основании того, что он из этого написанного запомнил.

Если так, то нам нужно в своих письмах заботиться, чтобы самое главное запоминалось обязательно. А что главное? Что нашу просьбу надо выполнить (или предложение принять) и что адресат получит от этого пользу. В какой же части письма обо всем этом лучше напомнить? Штирлиц в «Семнадцати мгновениях весны» знал, что запоминается последняя фраза. В наших письмах роль «последней фразы» играет заключение. Стало быть, в нем о главном как раз и следует говорить.

Возьмем, например, письмо о полетах бизнес-классом. Его заключение должно напоминать, что именно бизнес-класс даст компании максимальную отдачу от деловых поездок сотрудников. Заключение письма о собеседовании должно подчеркивать, что встреча с кандидатом необходима, поскольку решит давнюю кадровую проблему. Ну а заключение письма о муфельной печи должно утверждать, что центру «Наследие» надо дать денег, поскольку эти деньги станут для жертвователя пропуском в мир благотворителей и меценатов.