Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты - [15]
В подобных ситуациях важно не забывать, что задача вступления все-таки подготовить, разогреть получателя письма, а не информировать его. Если уж так необходимо сообщить в письме все реквизиты поручения, лучше сделать это не во вступлении, а после него, в основной части письма.
Во исполнение поручения муниципалитета города N-ска об отводе земли под строительство спортивно-оздоровительных сооружений прошу Вас согласовать выделение земельного участка под здание детской спортивной школы…
Данное поручение опубликовано за № 256 10.05.2008, подписано заместителем председателя комиссии Огурцовым Е. П. и содержит положения о том, что…
Уточняющее вступление. К нему требования такие же, как и к напоминающему. Например, автор такого уточняющего вступления явно перегибает палку:
Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, внимание к данной ситуации губернатора области, заинтересованность общественности в решении данной проблемы и отсутствие на данный момент условий для организации подросткового досуга в городе N-ске, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.
Это уже не вступление, это аргументация — а аргументы лучше сообщать после заглавной фразы:
Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.
Рост подростковой преступности уже привлек внимание губернатора и общественности, в области ведется активная работа по решению проблемы, однако в N-ске пока не создано никаких условий для организации подросткового досуга…
На тренингах меня иногда просят в нескольких словах определить, каким должно быть вступление, чтобы и разогреть, и не перегреть адресата. На мой взгляд, тут как с поцелуями. Письмо без вступления порой вызывает желание спросить, как в известном анекдоте: «А поцеловать?» Не поцеловать совсем — плохо, но и перестараться с поцелуйной фазой нехорошо. Как раз на днях по радио рассказывали о рекордном поцелуе, длившемся целую неделю. После него целовавшиеся попали в больницу с истощением, а выписавшись, не захотели больше видеть друг друга….
Как слезть с коня?
Хорошо, вступление мы отстояли. А для чего нам в письме заключение? Давайте посмотрим на примерах. Взять хотя бы знаменитое «Письмо в редакцию передачи «Очевидное-невероятное» из Канатчиковой дачи» Владимира Высоцкого:
Обратите внимание на последнее четверостишие — то, где про главврача и «Спортлото». Эти слова и есть заключение, причем их совершенно невозможно убрать из письма. Попробуйте, и все рассыплется. В голове не останется ничего, кроме мешанины неоформленных фактов. То же самое происходит без заключения и с нашими письмами, а нам это совершенно не на руку.
Ведь получатель нашего письма, как известно, редко принимает решение прямо в процессе чтения. Чаще ему нужно сперва подумать, взвесить все «за» и «против», посоветоваться. Значит, окончательный ответ он дает не столько на основании написанного, сколько на основании того, что он из этого написанного запомнил.
Если так, то нам нужно в своих письмах заботиться, чтобы самое главное запоминалось обязательно. А что главное? Что нашу просьбу надо выполнить (или предложение принять) и что адресат получит от этого пользу. В какой же части письма обо всем этом лучше напомнить? Штирлиц в «Семнадцати мгновениях весны» знал, что запоминается последняя фраза. В наших письмах роль «последней фразы» играет заключение. Стало быть, в нем о главном как раз и следует говорить.
Возьмем, например, письмо о полетах бизнес-классом. Его заключение должно напоминать, что именно бизнес-класс даст компании максимальную отдачу от деловых поездок сотрудников. Заключение письма о собеседовании должно подчеркивать, что встреча с кандидатом необходима, поскольку решит давнюю кадровую проблему. Ну а заключение письма о муфельной печи должно утверждать, что центру «Наследие» надо дать денег, поскольку эти деньги станут для жертвователя пропуском в мир благотворителей и меценатов.
Для всех важно уметь писать понятные и убедительные тексты. Будь то описание вашего продукта, докладная записка, объяснительная или просто письмо, а то и признание в любви…Признанный мастер письменного слова Саша Карепина, консультант, больше десяти лет успешно обучающая своих слушателей деловому письму, делится в этой книге советами создания по-настоящему убедительных текстов.Книга поможет тем, у кого от текста порой зависит успех, карьера или счастье.
Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники.
Данное издание представляет собой практическое пособие, которое разъясняет как точно и грамотно рассчитать больничный в 2006 году. Пособие содержит информацию о правилах заполнения больничного листа, о видах пособий, отражены бухгалтерские и налоговые аспекты расчета больничных листов и др.Пособие будет интересно как специалистам по кадрам, так и бухгалтерам и налоговикам, а также всем интересующимся в сфере расчетов больничных листов.
В книге комплексно рассмотрены организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты проблемы перехода к электронному документообороту. Отражены новейшие разработки и нормативные акты в области управленческого документооборота, а также практический опыт внедрения и применения систем электронного документооборота в российских организациях. Значительное внимание уделяется оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота.
Книга, которую вы держите в руках, предназначена для обучения широкого круга специалистов ведению кадрового учета на компьютере. Она будет полезной и интересной как руководителю кадровой службы крупной корпорации, так и сотруднику, отвечающим за работу с персоналом на небольшой фирме. Вначале мы вспомним теоретические основы кадрового учета (цели и задачи кадрового учета, термины и понятия, и т.д.), после чего вашему вниманию будет предложено описание нескольких наиболее популярных программных средств.
Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.
Настоящее издание содержит полную информацию по заработной плате и иным выплатам работникам. Автор книги рассматривает вопросы, связанные с документальным оформлением приема граждан на работу; расчет начислений и удержаний по заработной плате; порядок и сроки выплаты заработной платы, компенсаций и пособий; налоги по заработной плате, процентные ставки и порядки их уплаты и т. п.Данная книга адресована практикующим бухгалтерам, работникам кадровых служб, руководителям организаций. Также она может быть интересна студентам, изучающим бухгалтерский учет.