Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - [41]

6. Делать процессы прозрачными. Все участники процесса (поставщики, структурные подразделения, потребители, сотрудники) должны видеть процесс создания ценности целиком и вместе находить пути повышения ценности. Для процесса постоянных улучшений очень важно, чтобы участники процесса сразу получали информацию о результатах. В этом и заключается прозрачность процесса.

Для реализации этого алгоритма, да и вообще для устранения непроизводительных потерь, существует ряд инструментов, которые следует знать. Что это за инструменты?

Система 5S

Система 5S – это система организации и рационализации рабочих мест. Ее название – 5S – основано на необходимости следования пяти принципам, каждый из которых начинается с этой буквы (в русском языке, кстати, тоже). Вот эти принципы:

• сортируйте: избавьтесь от всего ненужного;

• соблюдайте порядок: определите каждой вещи свое место;

• содержите рабочее место в чистоте;

• стандартизуйте процессы поддержания порядка и чистоты;

• совершенствуйте порядок.

С внедрения этой системы рекомендуется начинать реализацию принципов бережливого производства. Это объясняется тем, что во-первых, она не требует больших затрат, во-вторых, дисциплинирует и где-то даже перевоспитывает сотрудников и, в-третьих, дает довольно быстрый эффект, а именно происходит:

• сокращение времени на выполнение операций за счет рациональной организации рабочих мест;

• снижение уровня ненужных запасов (и соответственно затрат);

• улучшение техники безопасности (и также простоев по причине отказов, сбоев, аварий);

• повышение мотивации работников к труду.

Как реализуются эти принципы?

Сортируйте. Прежде всего все предметы на рабочих местах надо разделить на три группы: явно нужные; нужные, но требующиеся не так часто; и ненужные. Нужные предметы, как правило, легко определить сразу. Это инструменты (документы, материалы и т. д.), необходимые для выполнения повседневных рабочих операций, более того – необходимые в течение ближайшего рабочего дня. Для определения материалов, нечасто используемых, а также ненужных, выделяют определенное пространство в рабочем помещении и располагают их в зоне «карантина». Затем сотрудники берут эти предметы строго по мере необходимости, а руководитель или специально выделенный для этого сотрудник регистрирует факты запроса на предметы. Предметы, невостребованные в течение месяца, определяются как ненужные, и в дальнейшем они каким-то образом утилизируются (реализуются, возвращаются поставщикам, списываются и т. п.). Чтобы операция сортировки прошла без эксцессов и сотрудники не были демотивированы, настоятельно рекомендуется не подвергать сортировке и тем более не выбрасывать предметы, к которым люди привязаны эмоционально. Это могут быть фотографии членов семей, любимые чайные кружки и т. п. Важно, чтобы эти предметы не мешали расположению действительно необходимых материалов.

Соблюдайте порядок. Соблюдение порядка означает установление мест расположения предметов на рабочих местах и поддержание такого порядка в будущем. Как правило, целесообразно изготовить или приобрести какие-то поддоны, лотки, ящики и т. п. для удобства размещения предметов.

Применение данного принципа позволяет:

• обеспечить безопасность рабочих мест;

• снизить потери времени на перемещения и передвижения, связанные как непосредственно с работой, так и с поисками нужного предмета.

Предметы следует располагать на видном месте таким образом, чтобы их можно было легко взять и потом положить на место.

Любопытно, что аналогичные правила были разработаны еще в СССР Центральным институтом труда в 1920-х гг.

Хотелось бы подчеркнуть, что эти правила универсальны и не обязательно относятся к производству.

Однажды я был на совещании у одного руководителя в энергетической компании. Меня поразили огромные кипы бумаг, выложенные на подоконник его кабинета. Подоконник был метров трех шириной, и стопки бумаги достигали полуметра в высоту. Подозреваю, что найти в них нужный документ было бы весьма проблематично…

Содержите рабочее место в чистоте. Данное правило означает, что рабочая зона должна постоянно поддерживаться в чистоте, для чего нужно организовать периодические уборки силами самих работников.

Для этого необходимо:

• создать схему рабочих мест, определить в ней зоны для уборки;

• определить периодичность и график выполнения уборок;

• назначить ответственных за чистоту в каждой конкретной зоне уборки;

• контролировать проведение уборок.

Обычно уборка производится в начале и конце рабочего дня, а также при вынужденных простоях, если таковые бывают. Уборке достаточно посвятить всего лишь несколько минут, а результаты будут видны сразу же.

Ключевой момент в выполнении данного правила – создание привычки убирать рабочее место. При этом не обязательно прибегать к материальному стимулированию персонала, достаточно использовать нематериальные поощрения. Ведь никто не платит премии человеку, который утром и вечером чистит зубы? Да и в грязи находиться никому не хочется…

Эффект от применения данного правила состоит не только в создании комфортных условий работы (что косвенно влияет на производительность), но еще и в предупреждении аварийных ситуаций. Где легче разглядеть трещину и потеки масла: на чистом станке или на грязном и заваленном стружкой? На какой машине легче разглядеть места, которые начинают ржаветь: на чистой или грязной? Ответ очевиден.