GTD. Практический курс - [8]

Работа, похожая на жизнь студента, который ничего не делает, а к сессии не спит ночами, нам не подходит. Мы хотим и должны быть эффективными, делать много в спокойные времена. Физиологию не побороть. Если нет опасности, в пылу работы не включить аналитику каждый раз, когда смотришь в список дел. Зато, ее можно обмануть: если он состоит из простейших задач, проблема исчезает — ты просто смотришь в него и щелкаешь их, как семечки.

Задачи должны быть сформулированы настолько просто, чтобы с ними мог работать даже мальчик из анекдота «а мама сказала в бидоне». Тогда их не нужно обдумывать. Можно пользоваться полуавтоматическими навыками выполнения простейших действий, работать быстро и продуктивно.

Любое дело раскладывается на элементарные действия. Если вы не делаете работу сами в том смысле, что не чертите чертеж, не рисуете эскиз и не пишете код, скорее всего, работа состоит в движении информации.В этом случае, практически любое дело можно разложить на элементарные действия «написать» и «позвонить». Чтобы получить какой-то продукт, скорее всего, нужно кому-то что-то сказать.

Правильно сформулированное элементарное действие, можно сделать в один присест, выполнить не сходя с места, без раздумий. Не всегда получается записать задачи простейшим способом, ведь простейшее для нас действие еще не элементарное, поэтому нужно себя проверять. Вот примеры правильных и неправильных формулировок:

Правильно:

• Позвонить (тому-то и то-то)

• Написать (тому-то и то-то)

• Зайти и спросить (то-то и то-то)

• Взять документы (и положить в портфель)

Неправильно:

• Согласовать (что-либо)

• Подготовить презентацию

• Подготовиться к встрече партнеров

• Провести совещание

• Оформить документацию

• Закрыть сделку

• Осуществить продажу

На них стоит обратить внимание, потому что есть много хорошо знакомых дел, которые кажутся элементарными. Когда сто раз занимались организацией конференции, она не выглядит, как бином Ньютона. Но и в этом случае задачи в таск-менеджере нужно упрощать, чтобы они могли быть считаны в полуавтоматическом «безмозглом» режиме.

Да, будут дела, к которым фрагментация до «написать» и «позвонить» не подходит. Например, сделать презентацию или создать договор, или написать обучающий материал, как я делаю это сейчас. Для них есть своя хитрость.

Формально можно разбить все на части и относить в список дел задачи «Написать план презентации», а потом, когда план сделан, «написать введение», «написать первый раздел», «… второй» и т.д. Это не так хорошо работает, как хотелось бы.

Над планом нужно подумать. Чаще всего, это получается, когда гуляешь, едешь на работу или сидишь в бездействии, то есть, можешь сосредоточиться на предмете и генерировать ассоциации. Так что ставить себе задачу «Открыть документ и придумать план» не практично. Равно, как и задачу «подумать над предложением Васи». Нельзя просто так взять и подумать по команде. Для этого должен быть настрой.

Лучше всего работает такой подход. Поставьте задачу перечитать, пересмотреть что-то, что может «разогнать» воображение. Составляете договор, — поставьте задачу «открыть и перечитать проект договора»; готовите презентацию — пишем «открыть и прочесть главу такую-то» из книги по этой теме.

Делайте так и мысли «попрут» так, что только успевай записывать!

Задание 4. Переформулируйте все задачи в элементарные действия.

Проекты

То, что я называю категориями («Today», «Tomorrow», «Next», «Scheduled», «Someday», «Waiting») по сути — метки, которыми мы маркируем задачу по отношению ко времени. Задаче нельзя присвоить одновременно две временные метки, потому что она не может быть и важной и не важной одновременно (как не может быть сделана одновременно и завтра и через неделю).

Зато, помимо временных, можно присваивать и другие метки, отмечая ими принадлежность к цели или проекту.

Вторая по важности группа меток или, как они называются в некоторых таск-менеджерах, тегов, это проекты.

Мозг хранит информацию с помощью тегов12, присваивая безымянным объектам качественные признаки. Здесь — похоже. Задача может иметь сколько угодно (лишь бы было удобно) меток, за исключением правила, которое касается принадлежности ко времени.

Под меткой проекта группируются задачи, выполняемые ради одной цели. На алгоритме нет ветвления ниже временных категорий, потому что теперь каждый волен присваивать делу любые метки, ориентируясь на свою специфику и удобство.

Дополнить алгоритм очень просто. Достаточно дописать вопросы. Например, «К какому проекту относится это действие?».

Проекты рекомендуются потому, что без них сложно сделать обзор задач по целям. Поэтому, если вы можете сгруппировать дела не только по времени исполнения, но и по целям, сделайте это.

Проекты могут быть любого уровня. Мелкие, крупные, важные, второстепенные — любые. Лишь бы они давали представление о том, что происходит в данный момент, показывая только те задачи, что к ним относятся.

Группировка по временным меткам — необходимый уровень, без него система не работает. Объединение проектов под тегами — шаг, востребованность которого каждый определяет сам. Как я уже сказал, цель этого — показать все дела одной цели. Это нужно для планирования, речь о котором пойдет в параграфе «Обзоры и планирование».