Год личной эффективности. Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты - [4]

Шрифт
Интервал

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага: очень полезно записывать каждую идею на отдельный лист. Критически важным инструментом в нашей работе являются ярлыки. Автомат понадобится для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.

Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеящиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток.

Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, – это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться. Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения.

Покупая блокнот, помните: вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с нужной периодичностью. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие».

Сбор информации: «загон» для рутины

Перед тем как обрабатывать сведения, нужно их собрать. Первое, что надо сделать, – оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии. Лучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», – четко уяснить, чего не стоит туда класть. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий: канцтовары, справочные материалы, предметы обстановки, оборудование. Все остальное – «исходные материалы». Если очевидно, что место какого-то предмета – в мусорном баке, сразу выбросьте его. Если вы не знаете, что представляет собой предмет и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие» – решение можно будет принять позже. Основная цель сбора информации – как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».

Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то клочок бумаги или документ и восклицает: «О боже! Я совсем забыл! Я должен этим заняться!» – после чего не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем. Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься до того, как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.

Теперь начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Типичные предметы, которые попадутся вам под руку: стопки писем и служебных записок, факсы, визитки, заметки с совещаний. Взгляните на свой рабочий стол: если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину. Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола. Что-то лежит не на своем месте? Положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на поверхности столиков, полок или шкафов и при этом находится не на своем месте. Затем загляните в шкафы: часто там можно обнаружить сувениры, которые уже ничего не значат для вас. Если где-то вы обнаружили беспорядок и решили все реорганизовать, запишите напоминание об этом на листке бумаги и бросьте в корзину. Записывайте каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера – идеи будут хаотично возникать в вашем сознании, но лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху.


Еще от автора Коллектив Авторов
Диетология

Третье издание руководства (предыдущие вышли в 2001, 2006 гг.) переработано и дополнено. В книге приведены основополагающие принципы современной клинической диетологии в сочетании с изложением клинических особенностей течения заболеваний и патологических процессов. В основу книги положен собственный опыт авторского коллектива, а также последние достижения отечественной и зарубежной диетологии. Содержание издания объединяет научные аспекты питания больного человека и практические рекомендации по использованию диетотерапии в конкретных ситуациях организации лечебного питания не только в стационаре, но и в амбулаторных условиях.Для диетологов, гастроэнтерологов, терапевтов и студентов старших курсов медицинских вузов.


Психология человека от рождения до смерти

Этот учебник дает полное представление о современных знаниях в области психологии развития человека. Книга разделена на восемь частей и описывает особенности психологии разных возрастных периодов по следующим векторам: когнитивные особенности, аффективная сфера, мотивационная сфера, поведенческие особенности, особенности «Я-концепции». Особое внимание в книге уделено вопросам возрастной периодизации, детской и подростковой агрессии.Состав авторского коллектива учебника уникален. В работе над ним принимали участие девять докторов и пять кандидатов психологических наук.


Семейное право: Шпаргалка

В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Семейное право».Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Семейное право».


Налоговое право: Шпаргалка

В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Налоговое право».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Налоговое право» в высших и средних учебных заведениях.


Трудовое право: Шпаргалка

В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Трудовое право».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Трудовое право».


Международные экономические отношения: Шпаргалка

В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Международные экономические отношения».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Международные экономические отношения» в высших и средних учебных заведениях.


Рекомендуем почитать
Динамическая психиатрия

Günter Ammon. Dynamische Psychiatrie (1980)СПб, Санкт-Петербургский научно-исследовательский психоневрологический институт им. В. М. Бехтерева, 1995, 200 с.Перевод и научная редакция В. Д. ВидаГюнтер Аммон, известный немецкий психиатр и психотерапевт, предлагает книгу «Динамическая психиатрия», выдержавшую в Германии два издания. Динамическая психиатрия дает ядро понимания психических заболеваний и соответствующих возможностей терапии в семейной группе, в актуальной жизненной ситуации, в ситуации диагностического обследования.


Кармический бумеранг

Вчера случилась мистика. Потому что вчера, я зашёл на сайт «ФантЛаб», на который не захожу в принципе. И увидел, что умер некий писатель. Тот самый, который называл меня эпитетами. — «Довыступался на А. Ангелова…» — это первые слова человека на событие, знакомого с эпитетоманией покойника. Ловите мой личный некролог. (с) Автор.


Как быть счастливым в браке. Вопросы и ответы

Автор книги «Как быть счастливым в браке» — протоиерей Александр Никольский, настоятель строящегося в Москве храма Трёх Святителей в Раменках. В течение последних десяти лет батюшка руководит клубом «Православная семья». Он выступал на телеканале «Союз», на радио «Радонеж». С 2008 года несёт послушание духовного окормления заключённых при одном из тюремных храмов города Москвы. Отец десятерых детей. В этой книге автор затрагивает такие актуальные темы, как любовь и влюблённость, романтика в браке, ребёнок вне брака, особые дети в семье, приобщение детей к вере, трудности семейной жизни и пути их преодоления.


Искусство обмана

Бывало ли так, что вам звонил человек и представлялся сотрудником банка? Или приходило письмо со ссылкой, по которой вы, к счастью, не перешли? Технологии, при помощи которых злоумышленники пытаются получить доступ к вашим паролям или данным, основаны на социальной инженерии — науке об изощренном и агрессивном манипулировании поведением людей. Она использует целый арсенал инструментов: давление на жалость, умение запудрить мозги или вывести из себя, проявить несвойственную жадность и поставить в неловкое положение, вызвать чувство вины или стыда и многое другое. Становясь жертвами обмана, мы не только подвергаемся риску сами, но и можем сильно подвести своих коллег и близких. Кристофер Хэднеги, всемирно известный специалист по социальной инженерии, научит вас распознавать манипуляции всех типов и противодействовать мошенникам всех мастей.


Сверходаренный ребенок

Сверходаренными называют не только детей с высоким интеллектуальным или творческим потенциалом, но и крайне чувствительных и ранимых. В школе такие ребята порой мешают на уроках учителям и товарищам, задают слишком много вопросов, не могут приспособиться к общим правилам. Иногда им трудно справиться с простыми заданиями и даже писать под диктовку или учить наизусть стихи. Их одаренность не всегда лежит на поверхности: бывает, что она проявляет себя лишь косвенно. Книга Жанны Сио-Фашен рассказывает о том, как можно догадаться, что ребенок относится к сверходаренным, какие тесты помогут это определить и что делать дальше, а главное – как справиться с проблемами, которые подстерегают таких детей в школе и в семье. Эта книга пригодится родителям, которые подозревают, что их дети – сверходаренные, а также педагогам, психологам и всем, кто работает с детьми и подростками или просто хочет лучше их понимать.


Всё! Доводи до конца

В своей новой книге замечательный американский психолог и бизнес-тренер Джен Ягер максимально полно исследует вопросы управления временем. Она проходит вместе с читателями «все круги» самоанализа, находя причины прокрастинации и рассеянности в тайнах человеческого характера, и показывает возможный путь исправления. Джен верит, что человек может и должен быть хозяином своего времени, своего дела и своей жизни, а потому — призывает освоить удивительные техники саморегуляции и планирования на ближайшее время и годы вперед.