Год личной эффективности. Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты - [25]

Вспомним пример с боссом и сроками проекта. Сотрудник перечислил перечень фактов, вместо того чтобы ответить на поставленный вопрос. Он не провел мыслительный процесс, в итоге собеседник ничего не понял.

Чтобы этого не случилось, помните, что:

● мы включаем в текст документа только те утверждения, которые помогают пояснить или доказать утверждение, стоящее на более высоком уровне пирамиды;

● мы можем вывести утверждение более высокого уровня только тогда, когда все суждения связаны между собой индуктивно или дедуктивно.

Выбираем логическую последовательность документа

Вспомним третье «золотое правило»: идеи любой группы должны быть выстроены в логической последовательности. Выше мы перечисляли четыре возможных разновидности аналитической деятельности. Только в таких видах наш мозг может выстраивать идеи: это дедуктивная последовательность и три вида индуктивной последовательности – хронологическая, структурная и сравнительная. Рассмотрим эти три вида более подробно.

1. Хронологическая последовательность. Сначала вы определяете цель, затем описываете последовательность действий, которые помогут ее достичь.

Например, вашей консалтинговой фирме нужно увеличить продажи компании-клиента. Вы выбираете хронологический принцип и разбиваете процесс на этапы:

I этап. Определяем точку, где находимся сейчас. Анализируем:

● оборот компании;

● количество менеджеров по продажам;

● количество покупателей;

● описываем фактический процесс работы с клиентами (поиск новых, удержание старых, звонки, встречи и т. д.);

● описываем процесс продажи.

II этап. Определяем проблемы:

● анализируем процесс работы с новыми и старыми клиентами, выявляем проблемные точки;

● анализируем процесс продажи, выявляем проблемные точки.

III этап. Предоставляем рекомендации по внесению изменений.

2. Структурная последовательность. Применяется, если ваш документ должен опираться на анализ структуры выбранной отрасли или компании. Например, если вам нужно обнаружить факторы успеха или точки роста компании, сначала представьте себе ее структуру, затем определите факторы успеха или точки роста в каждой составляющей.

Выбирая этот вид, вы опираетесь на вопрос, как устроена эта компания/отрасль.

Если ваш пылесос не включается и вы хотите починить его сами, вы сначала должны понять, из каких деталей он состоит и какая именно деталь не работает: порван шнур? перегорел мотор? В зависимости от этого принимаете меры. Точно таким же образом вы описываете структуру компании и анализируете деятельность каждой составляющей. А затем даете рекомендации.

3. Сравнительная последовательность. Применяется, если вам нужно проанализировать ограниченный круг вопросов или проблем, имеющих общий признак. При этом вы не рассматриваете остальные вопросы или проблемы выбранной компании или отрасли.

Допустим, перед компанией стоят проблемы с персоналом, с продажами, с налоговой и с поставщиками. Вы берете проблемы с продажами и работаете с ними, пока отложив другие.

Эти последовательности можно использовать самостоятельно или в сочетаниях друг с другом. Если ни одна из последовательностей не прослеживается, значит, либо между идеями группы не существует связи, либо вы не смогли ее обнаружить и ваши рассуждения ошибочны. Пересмотрите их еще раз и приведите в соответствие правилам.

Строим пирамиду

А теперь будем строить пирамиду. Это можно делать с любого уровня и в любом направлении. Мы рассмотрим самый простой, удобный и логичный способ – сверху вниз.

Структура документа

Рассмотрим основные части документа.

● Вводная часть: должна познакомить нас с ситуацией.

● Главный уровень: должна состоять из понятных читателю законченных утверждений, последовательно связанных между собой.

● Вывод: что рекомендуется предпринять.

Пишем вводную часть

Вводная часть должна познакомить нас с ситуацией и подготовить к изучению аргументов главного уровня. Лучшая форма знакомства – это история, рассказ о событиях в хронологической последовательности. Почему? Форма истории, или повествовательная форма, знакомит читателя с точкой зрения автора, его интерпретацией событий и без труда позволяет понять суть дела.

Чтобы привлечь внимание читателя к предмету, начните с того, что ему хорошо знакомо либо является неоспоримым фактом. Если читатель с самого начала согласится с вами, тогда он охотно перейдет к вашим основным идеям.

Если вы хотите убедить жену в том, что нужно вложить накопленные деньги во франшизу, вероятно, вы начнете так: «Сейчас мы зарабатываем 100 тыс. рублей в месяц. Этого недостаточно. Я хочу увеличить наши доходы до 1 млн рублей в месяц и знаю, как это сделать». У жены вряд ли возникнут возражения, и она готова внимательно слушать дальше. Подготовив таким образом почву, вы переходите к критериям и аргументам.

Задача введения – познакомить читателя с предметом. Это будет вершина пирамиды.

1. Определите вопрос, на который должен отвечать ваш документ.

2. Напишите ответ.

3. Определите ситуацию. Рассказывая о предмете и сложившейся вокруг него ситуации, дайте первое неопровержимое утверждение – знакомый читателю или широко известный факт.