Getting Things Done - [10]
Это и составляет управление «по горизонтали» – обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.
В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.
Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями – это информация в действии, информация, направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.
Большинство людей не способны справиться с первым этапом – со сбором «разного». Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе «разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, её создавшим, вряд ли окажется верным.
Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень помогает, не сказать, является самым важным во всем процессе. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. Бывают периоды, когда я хочу разделить все мои дела, чтоб они не переплелись и не перепутались друг с другом. Или, быть может, я только что вернулся из долгого путешествия и мне надо распределить и организовать то, что я насобирал и разложил по кучкам за это время. Иногда наступает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы стоящие передо мной задачи выполнить.
Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же пытаются расставить «самые важные дела» в порядке приоритетов и совершенно не думают, как эти дела выполнить. Но если вы не решите, как все-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это «не так уж важно», этот самый день рождения превратится в настоящую «дыру», которая будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для действительно важных дел.
В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4–8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.
Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.
Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки – все вещи, которые кажутся вам незавершенными – все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень – все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.
Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма – в почтовом ящике.
Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».
Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений – «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике – все это попадает под категорию «хвосты».
Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать – это уже «хвосты». «Хвосты» – это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».
Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.
