Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - [13]

• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, пояснив, почему лучше начать работу безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.

• Проводите посетителя до двери.

Этот набор приемов освободит вас от 99 % собеседников, не вызвав их недовольства. Но есть небольшое число назойливых посетителей, избавиться от которых можно лишь таким способом, который мне самому не очень нравится. Однако, учитывая, что данный метод применяется с гуманной целью (оградить партнера по общению от отрицательных эмоций), он имеет право на существование. Его суть такова. Разработайте с секретарем (помощником, кем-то из коллег) соглашение о спасении от назойливого посетителя. Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю. Если у вас нет отдельного кабинета, то о подобном можно договориться с кем-то из сотрудников-соседей.

Итак, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей:

• повесьте на дверях табличку с просьбой не беспокоить в определенное время;

• назначьте вошедшему конкретное время, когда вы его примете;

• попросите зайти посетителя позже или пообещайте, что зайдете к нему сами;

• знайте, что, начав разговор, скорее всего, закончить его быстро будет затруднительно; не позволяйте втянуть себя во всякого рода дискуссии и проблемные обсуждения;

• если у вас есть секретарь или помощник, то обяжите его неукоснительно оберегать ваше время и проявлять твердость и непреклонность в отношении настойчивых визитеров;

• короткие СМС или электронные сообщения предотвращают многие визиты;

• некоторые вопросы можно решать письменно, но не увлекайтесь излишней перепиской, ибо она тоже требует времени.

Если визит к вам не несет ничего, кроме помех в работе, попробуйте воздействовать на посетителя такими способами:

• не предлагайте ему сесть;

• говорите с ним стоя, имитируя необходимость скорого ухода;

• заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать;

• напомните о том, что время истекло, и прервите разговор;

• условьтесь о дальнейших шагах, чтобы человеку больше не пришлось вас беспокоить;

• главное – говорите «нет», решительное НЕТ, проявляя твердость и, если нужно, резкость, но не опускаясь до грубости.

Защититесь от посетителей-манипуляторов

Весьма распространенной является манипуляция, оформленная фразой «Хочу с вами посоветоваться…».

Некоторые работники любят заходить к руководству якобы за советом. Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на вышестоящего ответственность за принятие решения. И даже за осуществление какого-либо дела, ведь если оно будет провалено, то остается возможность сослаться на совет: «Я все сделал так, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)

В подобных случаях могут применяться следующие способы защиты:

• «Пассивная защита». Руководитель вводит правило: не приходить к нему за советом, не имея своих предложений. Это лучшая из всех тактик, поскольку она максимально экономит время руководителя и вместе с тем побуждает подчиненных к проявлению инициативы.

Если у подчиненного есть предложения, но он хочет обсудить, какой вариант будет лучшим (с точки зрения руководства), то возможен, например, такой диалог: «В чем трудность?» – «Сомневаюсь, какой вариант лучше». – «А если бы меня не было (командировка, отпуск), что бы вы предпочли?» – «Я думал опереться на ваше мнение…» – «Вижу, что вы недостаточно обдумали вопрос, а у меня нет времени на разговоры».

Если же подчиненный называет оптимальный, по его мнению, вариант, то руководитель может ответить так: «Проверьте себя еще раз, решение – за вами».

Главное – не допустить перекладывания подчиненным ответственности на руководителя.

• «Точки над i». Руководителю уместно сказать следующее: «Ваша работа – вам и решать. У меня своя работа, у вас – своя».

• «Контрманипуляция». Предполагает реплику руководителя наподобие: «Скажите, уважаемый (имярек), как вы отнесетесь, если я буду перекладывать на вас свои задачи? Вот сейчас у нас решается вопрос о… Как поступить? Отвечайте. Не знаете? А какова цена этого решения – знаете? Кто примет решение, кроме меня? Вы? Я должен решать ваши проблемы, а кто решит мои, наши?!»

Думается, что после такого разговора подчиненный больше не будет приходить «посоветоваться» без крайней на то необходимости.

Как укротить телефон

Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает вас от работы по плану. А есть еще и звонящие, которые просто раздражают своей бессодержательной болтовней. Вы не хотите говорить с этим человеком, а он все равно набирает ваш номер. Как бороться с лавиной таких звонков? Возможно, некоторые из приведенных ниже советов помогут вам:

• используйте автоответчик (см. правило 4 в разделе 1.2. «Главные приемы управления временем»);

• смотрите, кто вам звонит (при наличии определителя номера), и только потом снимайте трубку;

• основную массу звонков переключайте на своих помощников;