Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 - [7]

Начинайте названия контекстных категорий с цифры 2, например «2-Шеф». Outlook отображает категории в алфавитном порядке – именно поэтому удобнее начинать их названия с цифр, упорядочивая по степени частоты работы с ними.

5. Чтобы отнести задачу к какой-либо категории, поставьте галочку в квадрате слева от нужной категории (например, на рисунке задача отнесена к категории 1-Неделя).

Создайте 15–20 новых задач в вашем Outlook. Пока мы видим их в панели задач простым списком. Это не очень удобно. Нужно научиться группировать задачи в этом списке, раскрашивать их в разные цвета и располагать в таком порядке, который удобен для управления.

Группировка задач

Сейчас мы научимся использовать самую, пожалуй, «вкусную» возможность Outlook – настройку пользовательских представлений. Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, пользователь. Первое, что мы сделаем в пользовательском представлении нашей панели задач, – сгруппируем задачи по категориям, то есть удобным нам контекстам.

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач. Для этого кликните правой кнопкой мыши на строке с заголовками столбцов на панели задач и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления».

2. В появившемся окне «Дополнительные параметры представления» нажмите кнопку «Группировка».

3. Появится окно «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории».

4. Наконец, выберите в подменю «Развернуть/свернуть группы» пункт «Как при последнем просмотре».

5. Теперь нажмите «ОК» в окне «Группировка» и затем «ОК» в окне «Настройка представления».

Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на те категории, которые вы им присваивали. Нажимая на плюсик слева от названия категории, можно ее открывать и закрывать. Например, к вам зашел подчиненный. Вы открываете категорию «Подчиненные», видите и задаете все относящиеся к этому человеку вопросы. Подчиненный ушел – категорию можно закрыть, чтобы находящиеся в ней задачи вам не мешали.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть видна из разных категорий. Например, задача «Альфа-лизинг: подписать договор» может быть нужна и в категории «Клиенты», и в категории «Шеф» (он должен утвердить некоторые параметры договора), и в категории «Подчиненные» (одному из них поручено подготовить «болванку» договора).

Категории – одна из самых удобных функций Outlook. В бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по разным признакам: по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, удобного именно вам.

Выделение главного

Тайм-менеджмент – это наука о том, как тратить время на главное. При всех хлопотах, которые ожидали Цезаря в судьбоносный для него день, ему нельзя было забыть главное: перейти реку Рубикон и занять город Аримин. Как сформулировал западный тайм-менеджер Стивен Кови, «put first things first» – «главными вещами нужно заниматься в первую очередь».

Outlook позволяет легко реализовать этот важнейший принцип планирования дня. Мы настроим панель задач так, чтобы важные задачи выделялись красным и всегда находились в начале нашего списка задач. Для этого добавим некоторые простые правила в наше пользовательское представление панели задач.

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления: правой кнопкой мыши щелкните на заголовке любого столбца панели задач, в контекстном меню выберите пункт «Настройка представления».

2. Нажмите в появившемся окне «Дополнительные параметры представления» кнопку «Условное форматирование».

3. Появляется окно «Условное форматирование». Перед собой вы видите список правил, которые сообщают Outlook, какие задачи как раскрашивать. Нажмите «Добавить».

4. В появившемся правиле «Без имени» впишите название: «Важное – красным».

5. Нажмите кнопку «Шрифт». Установите красный жирный. Нажмите «ОК».

6. Снова оказавшись в окне условного (автоматического) форматирования, нажмите кнопку «Условие».

7. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Другие условия». Установите параметр «Важность элементов – высокая». Нажмите «ОК» в этом окне, затем в окне условного (автоматического) форматирования.

8. Вы снова в меню «Дополнительные параметры представления». Нажмите кнопку «Сортировка».

9. В появившемся окне «Сортировка» выберите «Важность – по убыванию», затем «Тема – по возрастанию». Нажмите «ОК». На появившийся вопрос «Поле “Важность”, по которому должна выполняться сортировка, не показано в представлении. Показать его?» – ответьте «Да».

10. Откройте одну из ваших задач в панели задач и установите параметр «Важность – высокая». Нажмите «Сохранить и закрыть». Задача выделится красным жирным шрифтом и переместится в начало списка.

Обратите внимание, что на панели задач слева или справа появилась небольшая колонка с восклицательным знаком. Это поле «Важность», добавленное на панель задач. Чтобы изменить важность задачи, достаточно кликнуть левой кнопкой мыши на этом поле. Выпадет маленькое меню: «низкая – обычная – высокая», в нем вы и измените приоритетность задачи.