Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 - [33]

Шрифт
Интервал

Раздел «Календарь»

Некоторые встречи попадают в мой календарь из офиса, где отвечающие за это сотрудники (секретари, клиентские менеджеры) могут планировать время тренеров и консультантов нашей компании, в том числе мое, в общих папках Exchange-сервера. Те встречи, которые попадают ко мне из офиса, имеют жестко заданный корпоративный стандарт названия. Например: «Презентация: ТНК-ВР: =ЕБ» означает, что речь идет о корпоративных переговорах (могут быть еще Корпсем и Открсем, то есть корпоративный и открытый семинары) в компании ТНК-ВР, назначенных менеджером Еленой Базановой. При этом внутри содержится схема проезда, а сама встреча ассоциирована с контактом компании и человека, с которыми происходит встреча.

Такого рода стандартные встречи (корпсем, открсем и презентация) в календаре автоматически раскрашиваются синим цветом как жестко запланированные. Если встреча не пересылается из офиса, а создается мной самим, она также начинается с ключевых слов – как правило, это название проекта. Чтобы отметить встречу как жесткую или бюджетируемую, делается пометка =ж или =б; встреча автоматически раскрашивается соответственно в синий либо зеленый цвет. Пометка =л означает личную (нерабочую) встречу и раскрашивает ее в оранжевый цвет.

С панелью задач, появившейся в Outlook 2007 под календарем, у меня сложные отношения: мне очень нравится сама идея, но панель моментально замусоривается, поскольку под текущим днем отображаются все просроченные задачи. Поэтому я пользуюсь в основном панелью задач справа, а еще – немного злоупотребляю «Календарем», накидывая в него в форме встреч (без цветовой раскраски либо с меткой =п, то есть приоритетное, и красным цветом) неотложные задачи, которые необходимо сделать именно в этот день (на рисунке несколько таких задач находятся под встречей в «Мегафоне»). Эта привычка, довольно удобная, хотя и не вполне отвечающая принципам разделения «Календаря» и «Задач», осталась у меня со времен Outlook 2003, и я надеюсь ее постепенно преодолеть, в том числе с помощью нижней панели задач Outlook 2007.

Кроме обычных встреч, естественно, используются многодневные события – в основном для планирования памятных дат (на рисунке – день рождения 29 числа в среду), а также для ведения мемуарника. Яркие события отмечаются как многодневные (например, на скриншоте это поездка 27 числа), при этом внутри событий могут быть скопированы письма и другая сопутствующая информация. В отличие от исходной идеи мемуарника (одно главное событие дня) у меня таких пометок может быть до трех-пяти каждый день. В конце года я включаю в календаре представление «События» (с отфильтрованными днями рождения, то есть остается только мемуарник), в котором события раскрашиваются разными цветами в зависимости от настроек автоформатирования, распечатываю и отправляю в архив к бумажным дневникам и стратегическим блокнотам.


В «Календаре» я веду не только планирование, но и хронометраж. «Факт» получается из плана с помощью простого изменения границ встречи либо добавления того, что не было запланировано, но произошло. Выглядит это примерно так (см. рисунок ниже): зеленым и синим – бюджетируе-мые и жесткие задачи и встречи, первая категория расходов времени (плотная, основная работа); нераскрашенным – вторая категория: вроде бы работа, но не создающая явного, заметного результата (например, Бпчт\ – разгребание электронной почты). Пометки типа ОРГ\ – это обозначения ключевых областей, они ставятся в тех задачах, которые являются скорее функциональными, чем проектными (ОРГ\ – организация, КДР\ – кадры, работа с сотрудниками, РСК\ – раскрутка, то есть PR, реклама и прочее). Пробелы – это техническое время (например, дорога, пауза в работе) Вверху, над хронометражными записями, – мемуарник.


Хронометраж в календаре имеет для меня несколько смыслов:


1. Аналитический. Например, у меня есть пользовательские представления по трудоемким проектам (типа написания очередной книги), по важным направлениям работы (например, анализ корпоративных презентаций), куда одним кликом мыши отбираются определенные встречи. Как правило, такие представления «заточены» под экспорт и анализ в Excel. Например, есть представление «Работа 1-й категории», куда отбираются «синие» и «зеленые» встречи, и Excel показывает среднее количество работ 1-й категории в рабочий день: мне важно, чтобы оно было ни слишком маленьким (нельзя расслабляться), ни слишком большим (нельзя переусердствовать).

2. Исторический. Фактически в сочетании с мемуар-ником распечатанный в конце года на цветном принтере Календарь – это очень подробный и интересный дневник. Причем в отличие от бумажного дающий возможность поиска по ключевым словам, прикрепления к встречам писем, фотографий и т.п.

3. Мотивационный. Само осознание того, что через час ты можешь вписать в Outlook: «РУСАЛ: контроль поручений: завершил разработку формы! =б» (напомню, =б раскрашивает в зеленый цвет и при планировании означает «бюджетируемая задача», а в хронометраже – «плотная работа 1-й категории), а не „Бпчт\ разгребание“ (тупо разгребал e-mail, изображая бурную деятельность), мотивирует колоссально.


Еще от автора Глеб Алексеевич Архангельский
Тайм-менеджмент. Полный курс

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов.


Хронометраж: система персонального управленческого учета

Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день – 12 % вашего капитала. Утекает бесполезно и безвозвратно. Статья опубликована в журнале «Менеджмент сегодня», № 2'2002.


Корпоративный тайм-менеджмент

Для достижения успеха руководителям организаций необходимо постоянно повышать эффективность – свою и своих подчиненных. Добиться этого можно с помощью управления временем – тайм-менеджмента. Его философия заключается не в том, чтобы работать как можно больше, а в том, чтобы успешно справляться со всеми профессиональными и личными задачами, все успевать и таким образом делать свою жизнь гармоничной. В книге описываются удобные практические инструменты, которые помогут воплотить идеи тайм-менеджмента в жизнь.


Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Работа 2.0 – это новый образ жизни для всех, кто устал терять время в пробках, поездках и ожиданиях! Это идеология труда и коммуникаций, основанных на современных дистанционных технологиях, предложенная российским гурутайм-менеджмента Глебом Архангельским. Вы узнаете об управленческих приемах повышения эффективности и экономии времени с их помощью, о культуре их применения и о минимальном наборе технических моментов, которыми нужно для этого владеть. Вы сэкономите время и расходы, офисные площади, усилите контакт с клиентами и деловыми партнерами, а главное – повысите уровень своей личной свободы, преумножив результативность.Чего в книге нет – так это призыва закрыть офис и убежать на Гаити!Книга адресована всем бизнесменам, наемным работникам и фрилансерам, которые хотят выполнять любимую работу более эффективно.


Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Проблема нехватки времени, стрессов и перегрузок на этой почве типична для современного менеджера. В книге известного консультанта по управлению временем, координатора Тайм-менеджерского сообщества, создателя интернет-проекта www.improvement.ru, компактно и систематизированно представлены наиболее эффективные технологии организации времени. В книге приведены уникальные методы корпоративного внедрения тайм-менеджмента. На материале реальных проектов автор показывает, как в условиях хаоса и неопределенности применить управление временем для развития и повышения эффективности работы вашего подразделения или фирмы.


Время на отдых. Для тех, кто много работает

Чем выше интенсивность вашей работы, тем более тщательным и продуманным должен быть ваш отдых. Во-первых, у вас на него меньше времени, а во-вторых, чем активнее вы работаете, тем больше затрачиваете энергии и сил, которые нужно восстанавливать. Ведущий российский эксперт в области управления временем Глеб Архангельский на многочисленных примерах доказывает: нет ничего сложнее, чем заставить себя отдохнуть качественно и содержательно – «доползти» до спортзала, не полениться погулять с детьми в парке, сходить наконец-то на концерт классической музыки.


Рекомендуем почитать
Эффективные коммуникации

Harvard Business Review – главный деловой журнал в мире. Новый выпуск серии «HBR: 10 лучших статей» посвящен вопросам эффективных коммуникаций. Если вам необходимо улучшить собственные навыки общения и выстроить коммуникацию внутри компании, эта книга для вас. Из сотен статей HBR, посвященных одной из самых важных для руководителей тем, мы выбрали самые полезные и применимые на практике. Вы узнаете, почему то, как мы излагаем идеи, порой бывает важнее самих идей. Разберетесь, почему так важно по разному составлять презентации новых проектов для начальников-харизматиков и начальников-последователей.


Hewlett Packard. Стратегия антихрупкости

В этой книге отражен результат 15-летнего исследования стратегического лидерства Hewlett Packard. Реальный опыт успешного применения принципов антихрупкости на практике, которые позволили компании выстоять против кризисов XX и XXI века.


Папа, у меня есть бизнес. Как нормально зарабатывать в 16 лет

Классно в 16 лет иметь возможность самостоятельно покупать все, что хочется, помогать близким и дарить дорогие подарки важным людям. Кристина решила, что хочет зарабатывать сама. В итоге у нее получилось не только купить самый дорогой ноутбук, но и оплатить каникулы в Дубае для себя и папы, параллельно продолжая учиться в школе. Как у нее получилось? Благодаря этой книге вы: • Сделаете первый шаг к собственным деньгам • Избежите ошибки при трудоустройстве на работу • Сможете заработать деньги на воплощение мечты.


Креативатор. От идеи до воплощения

Гениальные идеи возникают у вас все время, прямо на работе. Да, это не шутка. Просто вы не даете им развернуться в полном объеме. Когда вы начнете «играть» со своими идеями, то совершенно забудете, что находитесь на работе. Вы перестанете замечать время, испытывать стресс, будете действовать более продуктивно. 8 часов (а иногда 10 и даже 12) пролетят незаметно. Само слово «работа» утратит негативный подтекст, станет чем-то, что отягощает кого угодно, но только не вас. Успех – он приходит, когда рождаются новые идеи.


Мастер историй. Увлекай, убеждай, вдохновляй

В этой книге Пол Смит, директор по коммуникациям и потребительским исследованиям в Procter & Gamble и популярный спикер, рассказывает, как наиболее эффективно использовать силу историй. Автор уверен: каждый может стать блестящим рассказчиком. Пол Смит предлагает сотню готовых историй на все случаи жизни, которые помогут вам привлекать внимание, вдохновлять и мотивировать. Книга предназначена для всех, кто хочет воодушевлять и убеждать любую аудиторию. На русском языке публикуется впервые.


Сильный средний бизнес

Средний бизнес – основа экономики любой развитой страны в мире. Однако трудности, с которыми сталкиваются компании среднего эшелона, не всегда очевидны: они не такие гибкие и мобильные как стартапы, они не имеют такой запас прочности, как компании-гиганты. Руководителям среднего бизнеса приходится ежедневно сталкиваться с огромным количеством проблем, которые стоят на пути к процветанию и развитию организации. Об основных семи препятствиях роста и рассказывает в своей книге Роберт Шер, эксперт по стратегическому планированию именно в этом секторе экономики.