Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 - [2]

, звоните: [phone], 950-83-85.

1. Недельный круг

«Представьте себя на месте Евгения Онегина. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно и отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы».

Создайте ваше расписание с помощью Календаря

«Мы живем в великом круге жизни» – помните песню, которой начинается известный мультфильм? Этот великий круг делится на несколько циклов – кругов меньшего масштаба: дневной, недельный, годовой.

Когда-то давно недельный круг большинства людей был достаточно четко определен. В воскресенье или субботу – богослужение и отдых, в назначенные дни – пост, каждый вторник пекут пирожки и каждый четверг идут на реку стирать белье. Изменения если и происходили, то крайне редко – например, в село зашел бродячий проповедник, и народ, бросив все дела, собрался на площади его послушать.

Но теперь человек выпал из средневекового круга жизни, в котором время было четко распределено религиозным уставом, порядком городских или сельских работ, обычаями и традициями. Ориентиры потерялись. Множество людей в наше время не живет в круге недели, а бежит в нем, как белка в колесе. В понедельник такой человек думает: «Скорее бы пятница!», в пятницу – «Боже мой, неужели еще одна неделя жизни прошла?», в воскресенье – «Эх, опять завтра на работу».

Внутри недели при этом царит полная неопределенность. В пятницу, за час до совещания у генерального директора, вспоминается, что нужно было подготовить к этому совещанию прогноз по региональным продажам. Для этого крайне необходимо переговорить с территориальным менеджером, который, как назло, в среду уехал в командировку и недоступен по мобильному телефону (ах, если бы вспомнить об этом деле хотя бы во вторник!..). А подчиненные задерживают подготовку к выставке, потому что вы никак не можете выделить пару часов на разрешение их вопросов. И друг обиделся: специально ради вас перенес празднование дня рождения со среды на четверг, вы обещали, что будете, но именно на это время важный клиент назначил вам встречу. И ведь он предупреждал, что «скорее всего, в четверг вечером»… В общем, неразбериха и завал, и ваши дети помнят вас по семейным фотографиям.

Как быть, если в вашем недельном круге нет столь желанной определенности и предсказуемости? Как суметь предусмотреть все важное, выделить время на все необходимое и при этом найти время на то, что хочется?

Как успеть на бал с Государем

Оставим и средневековье, и наше суматошное время – перенесемся мыслью в благословенный XIX век. Высшее общество живет насыщенной культурной и деловой жизнью. Строятся железные дороги и заводы. Дипломаты плетут свои сети, укрепляя позиции Российской империи в мировой политике. На балах обсуждаются премьеры опер и последние события большой европейской и азиатской политики. Страна процветает. Человеку, желающему вносить свой вклад в общее дело, занимать достойное место в жизни великой империи, необходимо многое успевать.

Время и деньги планируются, и планируются вдумчиво. Ежегодно издаются адрес-календари с полным перечнем чиновников определенного ранга. По каждой персоналии – круг решаемых вопросов, почтовый адрес и даже день именин. Предприниматели планируют поставки в специальных книгах. Ведь купеческое слово твердо, не поставишь товар в срок – потеряешь репутацию навсегда. Дамы на балах заносят кавалеров в «карточку танцев» – кому отдана кадриль, кому полонез, кому мазурка. Никакой путаницы и неразберихи.

Представим себе занятого человека высшего света того времени. Пофантазируем немного. Вот, например, Евгений Онегин. Онегин той поры, когда Татьяна уже сказала: «Но я другому отдана, я буду век ему верна». Пройдены метания и шатания молодости: пустое бездельное убивание времени, увлечение идеями декабристов, путешествия… Сейчас Евгений – начальник департамента в Министерстве иностранных дел. Он в расцвете сил и возможностей, ему нравится дело, которым он занимается. Подчиненные уважают его и как знающего человека, разбирающегося во всех тонкостях внешней политики, и как достойного руководителя.

Как и другим людям его положения, все успевать ему помогает адрес-календарь, в котором расписаны значимые даты, дела и встречи на предстоящую неделю.

Представьте себя на месте Евгения. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, по крытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели (см. раздел «Примеры») – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы.

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.