Этикет делового письма - [2]

Достаточно высокими были требования и к почерку. Сегодня не мы одни пытаемся научить современный российский чиновничий люд, привыкший к «смс»-кам и электронным посланиям, составлять грамотные письма. На этот счет существует масса литературы и практических пособий. К сожалению, в большинстве из них отсутствуют образцы оптимальных схем письма и использования стандартных формул, позволяющих самым точным образом донести суть письма, выбрать соответствующую тональность, вежливо поздороваться и правильно попрощаться.

Считается, что лучшими мастерами эпистолярного жанра являются дипломаты, слово которых, и, тем более, «написанное пером», всегда должно звучать точно и четко. Поэтому буду особенно рад, если и они сочтут эту книгу полезной.

Глава I Классификация деловых писем

Деловые письма – это официальные документы, которые используются для разрешения разнообразных проблем, возникающих в процессе делового общения, а также многочисленных оперативных вопросов. Кроме того, в формате деловых писем могут направляться или вручаться поздравления и благодарности от имени руководства предприятий, учреждений, организаций, в том числе от дипломатических и консульских представительств. При этом грамоты и благодарственные письма от руководителей органов государственной власти приравниваются к наградам.

Многие справочные пособия разделяют деловые письма по их функциональному признаку на две группы:

✓ письма, требующие ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

✓ письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Однако общепринятые протокольные правила, которые обязательны не только для дипломатов и официальных лиц, но и для всех служащих, требуют обязательного ответа на все полученные письма (за исключением циркулярных и сопроводительных писем, а также вербальных нот). Таким образом, не только сообщается об их получении, но и выражаются слова благодарности за приглашение и подтверждение участия или неучастия в мероприятии, а также согласие или несогласие с напоминанием или же неоправданным предупреждением.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

✓ стандартные, составленные по определенному регламенту в соответствии с темой и написанные в виде стандартных синтаксических конструкций,

✓ авторские, написанные в присущей автору манере и с учетом характера адресата.

По тематическому признаку деловые письма подразделяются на:

✓ собственно деловые, оформляющие экономические, правовые и финансовые отношения с партнерами,

✓ коммерческие, которые затрагивают вопросы материально-технического снабжения и сбыта, гарантируют обязательства и т. д.

По форме отправления деловые письма делятся на:

✓ конвертные, которые посылаются с курьером или по почте,

✓ факсимильные, отправляемые по факсу,

✓ электронные, отправляемые по электронной почте.

При этом допускается отправка сообщений в несколько адресов одновременно. Однако, согласно общепринятым нормам этикета, письма, предназначенные для одновременной отправки в несколько адресов, могут быть только циркулярными, сопроводительными или же в виде сообщений, предназначенных для широкого круга лиц, а также в виде пресс-релизов для СМИ.

По содержанию деловые письма делятся на:

✓ благодарственные и поздравительные,

✓ рекомендательные,

✓ содержащие просьбы,

✓ содержащие сообщения,

✓ сопроводительные письма,

✓ циркулярные письма,

✓ выражающие соболезнования,

✓ содержащие напоминания,

✓ сообщающие об отказе,

✓ письма-приглашения,

✓ служебные записки,

✓ гарантийные письма,

✓ коммерческую корреспонденцию,

✓ пресс-релизы,

✓ письма-резюме.

Глава II Общие правила составления деловых писем

Благодарственные и поздравительные письма

В данном виде писем выражается благодарность за образцовое выполнение какого-либо рода деятельности или же содержится поздравление (илл. на стр. 20).

Тексты таких писем могут быть написаны как на специальном бланке – грамоте, так и на фирменных бланках органов власти, предприятий, учреждений или организаций, изготовленных на особом виде бумаги, например, тверже (илл. на стр. 21).

В грамотах обычно коротко перечислены заслуги, достойные благодарности, а в поздравлении присутствуют три основополагающие части: констатация достоинств, благоприятный фон, на котором осуществляется деятельность, и конкретные пожелания (илл. на стр. 22).

Или вот такое поздравление, менее официального содержания, адресованное творческой личности по случаю юбилея:

А.Е. БУТХАШВИЛИ

Выдающемуся грузинскому и российскому поэту

Многоуважаемый Автандил Ефремович!

От имени редакции информационно-аналитического журнала «Консул» поздравляю Вас с 80-летним юбилеем.

Ваша жизнь, насыщенная яркими и сложными событиями в истории грузинского и российского народов, наполнена и продолжает наполняться новыми страницами, которые Вы создаете своим творчеством.

Несмотря на то, что в Петербурге нет горных вершин и стремительных рек, Вы, как орел, с высоты своего таланта способны увидеть в струях холодного дождя и в блеске белых ночей красоту родной, теперь уже привычной для Вашего взгляда природы и воспеть замечательным поэтическим словом.