E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - [3]

Компьютерщики давно научились использовать это свойство мозга под названием потребность в завершении, придумав такую удобную штуку, как индикатор выполнения задачи, или индикатор прогресса. Они принуждают нас не отрываться от компьютера, отслеживая статус загрузки, убеждают нас заниматься онлайновым поиском, максимально упрощая его, заставляют вносить информацию в дополнительные поля своего профиля в LinkedIn, чтобы достичь стопроцентного заполнения.

Электронная почта также становится объектом этой потребности в завершении. Очистка ящика входящих сообщений дарит нам чувство удовлетворения именно потому, что это действие сопровождается четким индикатором прогресса. Вы начинали с 232 электронных писем, а теперь у вас осталось только 50 – какой прогресс! Вы в нескольких шагах от высшего достижения в работе с электронной почтой – пустого ящика «Входящие», и мозг убеждает вас в необходимости закончить работу.

Проблема в том, что ощущение прогресса, которое дает проверка электронной почты, – это всего лишь ощущение. Потому что счетчик непрочитанных сообщений не подчиняется золотому правилу индикатора прогресса выполнения задачи – «Только вперед». Наоборот, счетчик непрочитанных сообщений – это всегда движущаяся мишень. Пока вы следите за ним, у вас возникает ложное чувство приближения к цели, но стоит отвлечься, как цель отдаляется: приходят новые письма.

Когда же речь идет о завершении самых важных творческих проектов, почувствовать прогресс очень сложно. Первая причина состоит в том, что выполнение значимой работы требует времени – зачастую это недели, месяцы или даже годы. Составление профиля в социальных сетях или ответ на несколько электронных писем может занять считаные минуты, но серьезные проекты обычно настолько длинные, что мы перестаем понимать, как далеко мы продвинулись вперед. Ведь у нас нет встроенного индикатора времени, когда мы пускаемся в долгое путешествие – например начинаем работу над книгой, приложением к iPhone, созданием бизнес-модели для сбора средств.

Пустой ящик «Входящие» – приятное дополнение, а не основная цель.

Вторая причина: приложения, которые мы используем для выполнения самой значимой работы, зачастую «скрывают» от нас прогресс. Составляя предварительный набросок в Word или Google Docs, мы выделяем фрагменты, удаляем ненужное, начинаем снова, пока не добьемся желаемого результата, – и все это в одном файле. К тому времени, когда вы получите готовый результат, первая, вторая, третья и четвертая попытки словно перестают существовать. Эти варианты просто исчезают. Аналогичным образом мы постоянно «вырезаем и удаляем» свой прогресс в других приложениях, от Photoshop до Powerpoint. И даже если вы педантично сохраняете все версии файлов, они обычно спрятаны в цифровой папке – с глаз долой, из сердца вон.

В этом состоит парадокс прогресса: технология позволяет без труда видеть прогресс при выполнении относительно мелких, занимающих немного времени задач и в то же время скрывает прогресс в реализации долговременных творческих проектов, которые оказывают гораздо большее влияние на нашу жизнь.

Изменить перспективу:

Как создать то же самое четкое ощущение прогресса в том, что для вас действительно важно, значимо?

Необходимо не отвлекаться от осмысленной, целенаправленной работы – и не поддаваться желанию проверить электронную почту. Вот тогда наступит явный прогресс. Попробуйте в течение дня фиксировать, что полезного вы сделали (сколько слов написали, сколько ошибок нашли, скольким клиентам дозвонились). Разбивайте большие проекты на этапы недельной продолжительности, чтобы поддерживать удовлетворение от достигнутой цели, ведите дневник своих «маленьких побед», чтобы сохранять мотивацию. Вывешивайте на стену черновики планов, наброски документов, чтобы видеть, насколько далеко вы продвинулись. Придумайте «метки прогресса», и тогда другая работа тоже вызовет привыкание, как проверка электронной почты.

Негативное смещение: Почему слова нас предают

В деликатных вопросах общения электронная почта, похоже, становится нашим слабым местом и начинает походить на криптонит. Сколько раз вы получали плохо сформулированное сообщение, которое вызывало у вас приступ гнева? А вы сами разве никогда не отправляли письмо, не обдумав его хорошенько, и не получали яростный ответ, которого вы, как вам казалось, не заслужили? Почему мы не умеем нормально общаться по электронной почте?

Главная причина – отсутствие обратной связи. При личной беседе и даже разговоре по телефону мы обычно считываем тысячи едва заметных социальных сигналов и по ним решаем, что нам делать дальше. Зачастую мы начинаем о чем-то говорить, но затем – на основе невербальной обратной связи с собеседником – меняем тему.

При общении посредством электронной почты эта петля обратной связи отсутствует. Вместо того чтобы продвигаться мелкими шагами – я говорю, вы реагируете, а затем я меняю свой ответ или поясняю мысль, – я (отправитель) просто вываливаю вам (получателю) все сразу, надеясь на лучшее. Более того, мы склонны составлять письмо, предполагая, что собеседник получает те же невербальные социальные сигналы, что и при личном общении, хотя мы, естественно, набираем текст в одиночестве.