Двадцать три грабли - [31]

Вы можете отдельно видеть те задачи, которые были выполнены сотрудником, но качество выполнения которых вы еще не проконтролировали – такие задачи «К контролю» должны выделяться отдельно.

Система должна быть мобильной, удобной, желательно наличие веб-интерфейса, чтобы вы могли всегда с мобильного устройства посмотреть статус ваших задач и отследить выполненные и невыполненные поручения.

Всем этим требованиям отлично отвечает Bitrix24 в качестве инструмента создания единого коммуникационного пространства для сотрудников.

Использование такой системы существенно упорядочит график руководителя и позволит ему получить больше времени на решение важных управленческих задач.

Когда вы начнете использовать подобную систему письменных задач, рекомендуем также усилить ее некоторыми стандартами внутри компании.

Отсутствие отчета о выполнении задачи приравнивается к невыполнению задачи. И, конечно, наказывается. Если задача была выполнена, но ты забыл об этом сказать, то, вероятно, эффекта от ее выполнения может и не быть, потому что время было упущено. В Битриксе это действие выполняется с помощью одной кнопки: «Выполнено». Тогда постановщик задачи тут же получает уведомление о том, что его задача выполнена и требует контроля.

Если по каким-то причинам сотрудник не укладывается в срок выполнения задачи, он обязательно должен написать комментарий к этой задаче своему руководителю с просьбой перенести срок задачи и указать новый. Первое время воспитание такого правила будет даваться вам нелегко, сотрудники будут нарушать сроки, но это тот случай, когда нельзя сдаваться. Обсуждайте просроченные задачи на каждой планерке, напоминайте о просроченных задачах рано утром, когда сотрудник только соберется приятно выпить кофе, ругайте его каждый раз, когда нарушаются сроки, и вы донесете до него необходимость делать задачи в срок либо сообщать вам о переносе сроков. Таким образом вы всегда будете контролировать выполнение ваших задач без неожиданных угроз сердечной мышце.

Проверочный список:

В соответствии с указанными критериями выбрать корпоративную систему для постановки письменных задач (если таковой еще нет).

Убедитесь, что теперь вы стали ставить задачи только в этой системе.

В каждой задаче вы ставите срок выполнения.

В корпоративных стандартах вы добавили новые требования к постановке задач.

Без письменной задачи считаете, что задачи не было.

На каждой планерке с сотрудником контролируете поставленные ему задачи и их статус.

Грабля 20. Применяем регулярный менеджмент

Что такое «менеджмент»? Это понятие используется у нас настолько давно и часто, что можно было подзабыть его первоначальное значение. Под менеджментом в данном контексте имеется в виду набор мероприятий и воздействий для управления сотрудниками. Регулярный менеджмент – это те действия, которые осуществляются не по мере возникновения хорошего настроения, желания или угрозы, а с постоянным интервалом, каждый день, каждый месяц, каждый квартал.

В существовании компании есть период, когда количество сотрудников переваливает за отметку в сорок человек, и в этот момент возникает ощущение, что все перестает делаться. Мы говорим, ставим задачи, но ничего не происходит. И вы живете с ощущением постоянного дежавю, потому что вам кажется, что вы уже тысячу раз обсуждали одни и те же проблемы, вы помните, как договаривались о каких-то действиях в этом кабинете, с этими людьми, но все происходит снова, проблемы продолжают повторяться, а не решаться. Это верный признак того, что в вашей компании сейчас работает эмоциональный менеджмент.

Когда владелец бизнеса на собраниях вслух говорит о проблемах в компании и надеется, что каждый из сотрудников откликнется, добровольно возьмет на себя по задаче, назначит себя ответственным за ее решение и сам приступит к выполнению – ожидания собственника будут горько обмануты. Поэтому эмоциональный менеджмент не дает результата.

Если вы организуете совещания только в те моменты, когда ваше терпение иссякло, то такие совещания, как правило, бессодержательны. Когда вам нужно собрать совещание, чтобы сбросить стресс и в громких выражениях объявить сотрудникам о вашем отношении к ним и к их работе (а также к их родителям и членам их семей), вы, выплеснув свой гнев на сотрудников, будете чувствовать себя после этого только хуже.

Для владельца такие ситуации – четкий сигнал, что нужно переходить к регулярному менеджменту.

Что такое регулярный менеджмент?

1. Любая поставленная вами задача имеет срок и ответственного за ее выполнение. Отсутствие решения задачи должно стать проблемой для этого сотрудника.

2. Управленческие мероприятия, такие как совещания и планерки, проходят регулярно с определенной периодичностью, о которой знают все сотрудники, и этого графика все придерживаются.

3. Основная часть вопросов сотрудников решается на регулярных совещаниях. Сотрудник копит вопросы к руководителю, а руководитель копит вопросы к сотруднику.

4. Неотъемлемая часть регулярного менеджмента – это использование электронной системы задач.

5. Для масштабных и серьезных изменений в компании открываются «проекты» и, возможно, выделяются дополнительные совещания для таких проектов с участниками проектных групп.