Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - [56]
Оптимизируйте с помощью списка дел
К настоящему моменту вы уже применяете на практике то, чему научились. Если вы хотите работать еще меньше, то можете прибегнуть к уже существующим системам, которые помогают учиться на ошибках, или заставить задачи выполняться волшебным образом. Ваши существующие системы могут стать способом делегировать большую часть того, что вы делаете, тем людям, которые еще не научились говорить «нет».
Самый чудесный способ работать меньше – позволить кому-то другому делать работу за вас. Но это трудно, потому что вам нужно придумать, что ему поручить. Позвольте вашему списку дел решить это за вас. Обычно мы воспринимаем списки дел как инструмент для контроля будущего, но это также и удобный дневник.
Следующую неделю собирайте свои списки дел. Если вы занимаетесь тем, чего нет в списке, добавьте это и поставьте напротив галочку.
Все эти галочки дадут вам почувствовать глубокое удовлетворение сделанным, но, что еще важнее, у вас будет список всего, чем вы занимались в течение недели. Теперь у вас имеется информация обо всех задачах, на которые вы тратите время.
Рядом с каждым делом отметьте, сколько времени за неделю ушло на его выполнение. Также запишите, какие навыки или знания понадобятся другому человеку, чтобы выполнить задачу вместо вас.
Теперь подумайте, как вы можете делегировать максимальное количество позиций из своего списка. В шестой главе вы узнали, что делегирование – это то, как вы справляетесь со своими прежними обязанностями, когда работа меняется. Оптимизируя трудозатраты, вы еще на один шаг улучшаете делегирование: всякий раз, когда это возможно, вы используете его как инструмент распределения текущих задач между другими людьми, которые сделают это наилучшим образом. Необязательно делегировать только тем, кто работает на вас. Вы можете делегировать подросткам, консультантам и тому милому молодому поэту, который отчаянно добивается вашей руки и готов сделать что угодно, чтобы заслужить вашу благосклонность. Найдите кандидатов на делегирование и делегируйте, делегируйте, делегируйте! Ваш список дел, который уже далеко не ваш надзиратель, теперь способ вашего освобождения.
Ваш список дел способен пойти еще дальше. Со временем он может стать умнее. Когда вы занимаетесь задачей, требующей прохождения множества этапов, например разработкой нового канала сбыта для вашей линейки жевательных конфет в виде землеройных машин, составьте список всех этапов и отмечайте галочкой те, что уже пройдены. Такой список дел становится шаблоном для будущих задач. В следующий раз, когда вам нужно будет сделать то же самое, вы не станете тратить время, пытаясь вспомнить все с азов, не забудете самый важный этап и вам не придется нейтрализовывать последствия. Вместо этого, если ваш список основан на реальном опыте, вы просто уляжетесь на диван, потягивая «Маргариту», в то время как ваш список будет становиться все умнее и умнее.
Чтобы составить список дел, который станет контрольным листом, создайте исходный экземпляр на компьютере. Для начала напечатайте все, что, по вашему мнению, может понадобиться для завершения проекта:
• обзвонить десяток крупных дистрибьюторов;
• пошутить на тему землеройных машин;
• предложить им купить ваши новые конфеты.
Сделайте из этого список с буллитами, распечатайте и повесьте над рабочим столом. Когда вы решите, что вам нужно заняться определенной задачей в процессе работы над проектом, перечеркните наискосок кружок напротив соответствующей позиции, чтобы увидеть, что работаете над этим.
Если появится задача, которая требует выполнения, но отсутствует в списке, допишите ее, нарисуйте рядом кружок и так же его перечеркните.
Если обнаружатся новые кандидаты, претендующие на ваше время, проверьте список.
Если звонит дистрибьютор, чтобы обсудить технические характеристики ваших жевательных землеройных машин, а завершение их описания еще не отмечено в списке дел, добавьте эту позицию вместе в список, чтобы знать, что это задача, которую теперь нужно выполнить.
Совершенствуйте свой список дел
Когда работа над проектом подходит к концу и наступает запланированное время для компьютерных дел, допечатайте все позиции, которые вы добавили в список от руки и которых не было в изначальном варианте. Затем распечатайте свежий, обновленный список. Весь процесс начнется заново, когда стартует новый проект.
Постепенно список дел станет планом всего, что вам нужно сделать, чтобы закончить определенный проект. Вы можете использовать его в следующий раз, когда этот проект снова станет актуальным, или отдать тем, кому делегировали дела, в качестве инструкции, или оставить для сотрудника, который заменит вас, когда вы уйдете с этого места ради работы своей мечты – дегустации тортов из шоколадного мороженого (подождите, или это работа моей мечты?).
Тот же принцип, с помощью которого список дел превращается в контрольный лист, может быть использован вне офиса, для таких задач, как шопинг.
Представим, что вы ненавидите ходить за продуктами. Вы идете, только когда голодны, и даже не думаете о том, чтобы составить список. Вы просто берете то, что привлекательно выглядит, например маринованные оливки. В холодильнике у вас всегда стоят две сотни полупустых банок с оливками и лежит даже не начатый сыр-«косичка». Вам необходимо создать список, основанный на реальном опыте.
