Делопроизводство компании - [44]

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.

В организациях, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. В этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за сохранностью конфиденциальных документов, их движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся конфиденциальные документы в этом случае отдельно от документов обычного потока документов.

Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов:

1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;

2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;

3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);

4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;

5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.

Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.

На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.

Банк данных по документам должен:

1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;

2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;

3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;

4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;

5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.

Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.

Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:

1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;

2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;

4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;

5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от банков данных открытой информации. При этом дополнительно организуется состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам должен иметь следующие электронные учетные массивы:

1) инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов организации с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);

2) массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;

3) массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета;

4) описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;

5) массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;

6) описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей.

С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.