Делопроизводство компании - [13]

Например:

Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.

Например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»;

«оказать помощь», а не «помочь»;

«произвести уборку», а не «убрать»;

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление называется «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;

2) графические сокращения – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.

Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различают следующие типы аббревиатур:

1) инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:

а) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;

б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;

в) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;

2) слоговые сокращения – образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;

3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.

4) усечения: зам., зав., спец., пред.;

5) телескопические сокращения – образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)

6) сокращения смешанного типа – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.

Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.

Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления Российской Федерации и субъектов Федерации в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».