Делопроизводство для секретаря - [5]

Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повысится, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки заменяют неполные, неудобные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Его легко пересылать по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражировать, дополнять, редактировать.

Преимущества электронных документов можно перечислять долго, но правовые аспекты порой ставят непреодолимые препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документооборота не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Простота копирования создает большие угрозы секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается.

И все же плюсов у электронного документа намного больше, чем минусов.

Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Глава 1. Состав реквизитов документов

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• организацию быстрого поиска;

• компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• гриф утверждения документа;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.