Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают - [8]

Шрифт
Интервал
***

Четвертое: необходимо определить основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за соответствующий этап.[12] Удобно это сделать в табличной форме. Возможные варианты (не являющиеся догмой) приведены ниже, в табл. 1.2–1.6.


Вариант № 1

Таблица 1.2

Таблица 1.3

Таблица 1.4

Таблица 1.5


Вариант № 2

Таблица 1.6

Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у нее может не оказаться в штате того специалиста, который указан в графе «Ответственное лицо (лица)». В этом случае важно продумать, кто из сотрудников организации может выполнять соответствующие функции либо как можно обеспечить выполнение функции сотрудника, которого нет в штате, на условиях аутсорсинга.[13]

Детализация конкретных действий, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия сотрудников важно прописать во внутренних документах компании: должностных инструкциях, положении о работе с клиентами, регламенте договорной работы и т. п. Особенно это важно относительно тех этапов работы с «дебиторкой», где в качестве ответственных лиц указаны несколько сотрудников компании. Необходимо, чтобы было ясно, что именно каждый из них делает. Например, один готовит документы, второй их проверяет и согласовывает, третий утверждает и т. п. Либо один выполняет такое-то действие, а другой — иное действие, необходимое в рамках соответствующего этапа.

Также важно отметить, что, определяя действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, необходимо одновременно с этим продумать систему мотивации для соответствующего сотрудника в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий.

Практическое задание № 6

Воспользуйтесь одной из форм приведенных выше таблиц и опишите основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за каждый этап. Подумайте и запишите ответы на вопросы:

Какова мотивация лиц, ответственных за каждый этап?

Побуждает ли она их добиваться результата по соответствующему этапу?

Какими документами закреплены полномочия, права и ответственность этих лиц?

Насколько реально эти документы работают?

***

Пятое: важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные электронные таблицы, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями бухгалтерских программ, третьи — программами для создания и работы с базами данных, четвертые — системами CRM. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Практическое задание № 7

Подумайте и запишите, как можно исходя из специфики вашего бизнеса и размеров компании наладить процесс обмена необходимой информацией по «дебиторке» и долгам между сотрудниками.

***

Шестое: определите, как будет документально закреплена созданная система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами. Какими документами будут руководствоваться сотрудники в своей работе. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламенты и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших компаний с численностью 5–7 человек, то можно обойтись минимальным количеством документов, ознакомить с ними персонал и убедиться, что сотрудники поняли и приняли к исполнению соответствующие стандарты работы с дебиторской задолженностью и долгами. В случае неправомерных действий сотрудников, которые повлекли за собой причинение имущественного ущерба компании, наличие документа с подписью сотрудника об ознакомлении с «правилами игры» по предоставлению клиенту отсрочки платежа и взыскании долга в случае просрочки платежа клиентом будет правовым основанием для предъявления претензий к сотруднику и применением мер дисциплинарного взыскания.

Практическое задание № 8

Определите и затем запишите, какими документами будут закреплены в вашей организации правила работы с клиентами при предоставлении им отсрочки платежа и при взыскании просроченной задолженности.

***

Седьмое: созданную систему управления «дебиторкой» и долгами, как и любую другую систему менеджмента, необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать. При этом важно, чтобы по итогам внесенных в систему изменений происходило повышение результативности и эффективности[14] ее работы. Именно эти два показателя имеют значение для бизнеса, а отнюдь не показная красота от созданных бумаг или инструментария, которым никто по факту в своей деятельности не пользуется.

Так, например, включение в число обязательных интернет-ресурсов какого-либо нового сайта, на котором можно многое узнать о потенциальном контрагенте, приведет к улучшению результатов проверки контрагента перед заключением сделки и будет полезно для компании. А вот, скажем, разработка и выпуск красиво оформленного корпоративного кодекса по работе с клиентами-должниками, могут обернуться «выброшенными на ветер деньгами», если данный документ не будет использоваться персоналом в работе.

Продолжить чтение
Рекомендуем почитать
Снижение издержек производства товаров (услуг)

В данной книге раскрываются понятие издержек производства, их роль для деятельности предприятия, приведена подробная классификация издержек. Автор в своей работе приводит методику анализа издержек, необходимую для выявления резервов их снижения. В работе раскрыты мероприятия, которые помогут предприятию сократить издержки производства. Книга написана в доступной форме и представляет интерес для экономистов предприятий и широкого круга читателей, интересующихся экономикой.

Гармонизация учетных правил. Проблемы и решения. Сборник статей

В сборнике статей, подготовленном преподавателями кафедр «Бухгалтерский учет в коммерческих организациях» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации и «Учет и аудит» Керченского государственного морского технологического университета, представлены статьи, посвященные вопросам гармонизации учетных правил и обоснованию оптимальных моделей адаптации Республики Крым к российской учетной системе.Сборник будет полезен практикующим бухгалтерам, работающим в условиях переходного периода Республики Крым, он также предназначен для специалистов, интересующихся современными проблемами бухгалтерского учета и отчетности, поможет студентам в изучении учетно-аналитических дисциплин, а также аспирантам и преподавателям в научной деятельности.Сборник научных статей подготовлен с использованием информационной системы «КонсультантПлюс».

Система контроля и её аудит в организации

Рассмотрены теоретические и методические основы организации системы контроля в организации, концепция ее построения и развития на основе интеграции различных видов контрольной деятельности; обоснованы принципы организации контроля путем встраивания в бизнес-процессы с учетом риск ориентированности контроля. Определены сущность контроля и основные виды контрольной деятельности, обоснованы принципы их интеграции на основе адекватности целей контрольной деятельности контролируемого объекта.Может быть рекомендована для использования студентами, магистрантами, менеджерами и специалистами в области внутреннего контроля и аудита.Для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям, может быть использована магистрантами, аспирантами, менеджерами, специалистами служб внутреннего контроля и аудиторами организаций.

Налоговое администрирование

Рассматривается основной круг вопросов, освещающих современное состояние налогового администрирования в Российской Федерации: теоретические основы, участники налоговых правоотношений, состав и структура налоговых органов, регулирование и прогнозирование налоговых платежей, повышение эффективности налогового администрирования, контроль исполнения обязанностей по уплате налогов. Исследуется влияние на систему налогового администрирования проведенной масштабной налоговой реформы, направленной на снижение налоговой нагрузки, упрощение и унификацию налогового законодательства.Для студентов экономических вузов, обучающихся по очной и заочной формам обучения по специальностям «Финансы и кредит», «Налоги и налогообложение».

Теория бухгалтерского учета

В книге кратко изложены ответы на основные вопросы темы «Теория бухгалтерского учета». Издание поможет систематизировать знания, полученные на лекциях и семинарах, подготовиться к сдаче экзамена или зачета.Пособие адресовано студентам высших и средних образовательных учреждений, а также всем интересующимся данной тематикой.

Пособия на детей в 2008-2009 гг. Порядок оформления, учета и выплаты

Одной из острых ситуаций современной России является проблема реализации социальной поддержки граждан, имеющих детей. В связи с этим в действующее законодательство вносятся изменения, которые затронули вопросы пособий на детей. Данная книга посвящена изменениям, связанным с размерами пособий на детей, указанием субъектов-получателей данных пособий, определением гарантий при регулировании данных отношений, учетом и налогообложением указанных выплат и т.д.В данном пособии автор рассматривает порядок оформления документов для выплаты данных пособий, указывает органы, ответственные за оформление и выплату пособий, и их обязанности в этой сфере отношений, освещает права лиц, имеющих детей и т.д.