Чёрные буйволы бизнеса - [32]

Достаточно много времени уделяется тому, чтобы сотрудники одного отдела делились опытом между собой. Команда должна между собой делить знания, которые у них есть. Не бегать каждые 15 минут к начальству или расспрашивать клиента. Если один человек уже сталкивался с возникшей проблемой, то он не должен сидеть и отмалчиваться. Тут включается в работу уже отношения между сотрудниками в отделе, которые порой очень и очень непростые. Тем не менее, глава компании, равно как и начальники отделов, должны стараться устранять эти разногласия, во всяком случае, чтобы они не препятствовали передачи опыта внутри компании.

Если вернуться в армейский мир, то бойцы должны делиться знанием того, как почистить оружие, если оно упало в воду, или какое животное лучше поймать, если кончилась еда. То есть, такие маленькие хитрости, которые позволяют достичь результата, затратив при этом меньше сил и времени.

Случается так, что одна и та же системная ошибка возникает периодически, но по какой-то причине до сих пор не устранена. Для этого можно создать отдельную папку, в которой будет описываться проблема и методы её решения. Делается это так: тот, кто первый с ней столкнулся, делает краткое описание возникшей проблемы и способ её решения. Даже если будет снимок экрана и рукой написано «нажать сюда и проблема уйдет». В любой момент его коллега поднимет документы и по описанным шагам сможет самостоятельно решить проблему. Вообще всегда старайтесь искать подходящие именно для вас и вашей компании методы решения проблем и возникающих задач. Даже если они будут вам казаться нелепыми или абсурдными — если это поможет в решении, то без раздумий пользуйтесь ими.

Бесполезность. В данный момент самым бесполезным прибором в офисе является «факс». Как показывает практика, им пользуются только маленькие фирмы, которые никак не могут принять тот факт, что электронная почта — это быстрее, удобнее и надежнее. Зачастую факсы уже не воспринимаются как документ, подлежащий рассмотрению. Если говорить откровенно, то есть такие сотрудники, которые выкидывают факсы прямо в мусорное ведро. Если потом кто-то утверждает, что он посылал вам факс, то вы с изумлением хлопаете глазами и говорите, что никакого факса не было. Скорее всего, кончилась бумага, или линия была занята, да и вообще факс часто поломан. А если они и приходят по назначению, то их рассматривают часто в самую последнюю очередь, потому что все клиенты пишут по электронной почте или звонят по телефону. Таково сегодняшнее положение дел в самых крупных корпорациях.

Может кто-то из вас читал исследования про длину приказов, которые отдавали русские, японцы и американцы во время Великой Отечественной? Так вот, американцы всё учли, и теперь применяют это на поле боя в бизнесе. Ниже я привожу два самых распространённых сокращения, которые используются в повседневной работе.

Сокращение «ДЛИ» означает «для твоей информации» (англ «for your information» — FYI). Применяется в том случае, когда не требуется действия с вашей стороны, но вам следует прочесть сообщение и принять во внимание. По факту, вас могут потом пригвоздить, если вы его не прочитали и в нужный момент не применили данные из него. Поэтому читается всеми и всегда. Допустим, ваш коллега договорился о цене с вашим клиентом, пока вы болели. А клиент ответил, что «согласен с ценами и скоро сделает заказ». Ваш коллега просто пересылает вам его ответ, написав «ДЛИ». То есть, клиент пришлёт свой заказ, а вы не должны будете удивляться, почему он не поговорил с вами перед этим.

Вот примерно так и работает это сокращение. Я знаю, что многие компании в России и других странах применяют такие сокращения, но я уверен, что не все знают такие маленькие вспомогательные детали, которые помогут в работе. Идём далее.

Сокращение «ДИС» означает «Для исполнения» (англ. for your attention“ — FYA). Если вы получили е-мейл, и в нем стоят эти три буквы, то это означает, что от вас требуется какое-либо действие. При его неисполнении это рассматривается как отказ от работы. Хотя слово «attention» переводится как «внимательность» или «забота», но мы вспоминаем, что корпорации имеют свой язык, который придется учить всем тем, кто раньше работал в маленьких компаниях. Кстати, по этой причине часто происходят недопонимания между новичками и более опытными коллегами.

Применяются и другие сокращения, но они специфические, в зависимости от отрасли, в которой работает корпорация и определенный отдел. У инженеров они одни, а на производстве другие. Эти сокращения действительно помогают в каждодневной работе, когда всё отлажено, и все введены в курс дела.

Часто бывает и так, что сотрудники бегают по офису, как ужаленные пчёлами, а работа стоит на месте. Есть даже такой фильм для руководителей корпораций (кстати, его нет в открытом доступе), в котором приводят примеры исчезнувших компаний. В примере был показан офис компании, в которой все сотрудники, в буквальном смысле, бегают по офису, что-то живо обсуждают и порой кричат. Ежеминутно они встают, обращаются к коллегам и делают звонки. В общем, на первый взгляд создается устойчивое впечатление, что у них так много работы, что они не могут с ней справиться в нормальном режиме. Оказалось, всё намного проще: они просто не организованны в своих действиях. То есть, они не знают, кто, куда и зачем должен идти, кто ответственен за те или иные процессы, и где лежат нужные документы.