Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию - [3]

Списки должны быть ясными. Ваши СВД должны быть четкими и количественно измеримыми. В центре внимания – ваши действия, а не результаты. Вам нужно точно знать, что именно вы делаете. «Сделать 10 звонков» или «Поработать час в интернете» гораздо лучше, чем «Больше продать» или «Поработать над предложениями клиентам».

Будьте реалистом. Ваши СВД не дадут результата, если вы не сможете выполнять внесенные в них пункты. Не вносите в список каждый день по пять пунктов, если твердо знаете, что не выполните больше двух.

Будьте ответственны перед собой. Постарайтесь выстраивать свой день с учетом списка. Если уж вы взялись за СВД, то сделайте записанные в нем дела приоритетными по отношению ко всем другим, вроде встреч, чтения и написания электронных писем и других менее важных занятий. Я часто заканчиваю выполнение своих СВД к 11 утра, потому что занимаюсь ими в первую очередь. Распорядок остатка дня определяется текущими нуждами, но, выполнив СВД, я уже совершаю нечто весьма полезное для себя и своей компании, а также тех, кому мы служим.

Пример.Менеджер по продажам, который хочет зарабатывать на комиссионных 10 тыс. долл. в месяц, должен понимать, что для этого каждый месяц ему необходимо находить четырех новых клиентов. Он должен договариваться об одной встрече в день, а значит, совершать 20 звонков с предложениями ежедневно. Теперь у него есть четкий пункт его СВД на каждый день: совершить 20 звонков, желательно в первой половине дня. Сделав этот пункт важнейшей составляющей рабочего дня, менеджер может больше не отвлекаться на текущие входящие звонки, встречи и другие дела – может, и срочные, но не такие важные.

Никогда не путайте движение с действием.

Эрнест Хемингуэй

Простота сводится к двум шагам: определите для себя главное и откажитесь от всего остального.

Лео Бабаута[2]

Совет № 3 Час тишины

Запись СВД – одно дело, а вот выполнение – совсем другое. Все мы хорошо знаем: как бы хороши ни были наши намерения, наши приоритеты могут быть отодвинуты в сторону ради других срочных дел.

В нашей компании и других организациях используется «час тишины». Он помогает людям сосредоточиться на главном. Это просто, но потрясающе эффективно. В чем же секрет? Это один спокойный час для каждого человека каждый день.

Ежедневно в течение 60 минут мы не проводим совещаний, не звоним по телефону и не работаем с электронной почтой. Мы не позволяем ничему нас отвлекать. Звонки поступают на автоответчики. Вы спросите: «Вы что, не станете отвечать на звонок клиента, чтобы обслужить его?» Нет, в течение этого часа мы не отвечаем на звонки, но позже можем предоставить клиентам более качественные услуги. В отличие от других компаний мы можем позволить себе сосредоточиться и лучше служить людям, давая им именно то, что им нужно. Мы сфокусированы на деятельности, которую определили как самую важную для нашего будущего успеха.

Вот как это работает.

• Расскажите сотрудникам о введенном вами порядке. Все, с кем вы работаете и общаетесь, должны знать, что в организации есть «час тишины». Если вы оповестите об этом клиентов, коллег и партнеров, то вероятность того, что вас побеспокоят в это время, будет минимальной.

• Поделитесь идеей с другими. В моей компании у каждого есть свой «час тишины». Так мы не мешаем друг другу и успеваем сделать больше.

• Будьте последовательны. Постарайтесь по возможности соблюдать «час тишины» каждый день в одно и то же время. Это позволит партнерам, которые работают с вами, привыкнуть к вашему режиму и убедить вас в правильности вашего подхода.

Попробуйте использовать этот метод хотя бы недолго, и я гарантирую, что вы будете удивлены тем, сколько можно успеть сделать за «60 минут тишины». Вы не только отметите прогресс в важнейших проектах, но и почувствуете, что энергии, накопившейся за час спокойной работы, может быть более чем достаточно для эффективного завершения рабочего дня.

Сотрудники большинства компаний с загруженным днем в среднем могут оставаться сосредоточенными на своих задачах, не отвлекаясь ни на что, в течение не более 11 минут.

Исследование Калифорнийского университета

Коль мы готовы духом, – все готово[3].

Уильям Шекспир, «Генрих V», акт IV, сцена 3

Совет № 4 Сосредоточьтесь

Термин «многозадачность» отчасти означает «дробление задач». Звучит симпатично, но, по сути, не очень хорошо. Новейшие технологии и устройства, которые призваны экономить наше время, полностью исказили представление о производительности. Сейчас за высокую производительность мы принимаем работу члена руководства компании, который способен одновременно вести два телефонных разговора, набирать СМС и в чем-то убеждать сидящего перед ним важного клиента. Большинству такой руководитель может казаться героем, но от продуктивности это крайне далеко. Люди от природы действуют более эффективно и производительно тогда, когда сосредоточены на одном деле. Вы можете сделать пять дел лучше и быстрее, если занимаетесь ими отдельно, а ваш мозг сосредоточивается на задачах поочередно.

Научиться сосредоточиваться на главном не так уж сложно. Но и не так уж легко. У многих избавление от дурных привычек занимает годы, а то и десятилетия.