Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [8]

Поскольку технического средства с такими характеристиками просто не существует, ниже следует описание средств, которые можно использовать в различных ситуациях. Описание включает их преимущества и недостатки.

«НАСТОЛЬНЫЕ» СЛАЙДЫ названы так потому, что каждый из присутствующих получает свой экземпляр материалов в начале встречи или до нее. Чаще всего «настольные» слайды используются для небольших аудиторий, состоящих максимум из четырех человек. Целью таких встреч может быть обсуждение проделанной работы, проверка точности данных, начальное обсуждение какого-то вопроса, проверка выводов и достижение консенсуса в отношении рекомендаций, а также формирование обязательств в связи с дальнейшими действиями.

Преимуществом использования «настольных» слайдов является то, что все участники чувствуют себя равными партнерами в обсуждении. Кроме того, присутствующие могут делать пометки прямо на раздаточных материалах и просматривать страницы в свободном режиме.

Недостаток заключается в том, что слушатели могут забегать вперед, изучая страницы, которые вы еще не готовы обсуждать, а следовательно, могут возникнуть вопросы, которые вы бы предпочли оставить на потом. Кроме того, поскольку каждый будет смотреть в свой экземпляр раздаточных материалов, вам может не хватить зрительного контакта со слушателями, необходимого для контроля за пониманием.

В приложении «Как использовать „настольные“ презентации» дано более подробное описание этой формы презентации.

МОЛЬБЕРТЫ ИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОСКИ очень подходят для обсуждений. Фиксация идей по мере их появления в ходе интерактивных встреч порождает в слушателях чувство сопричастности, что придает дискуссии спонтанность и живость.

Однако, чтобы пользоваться этими средствами, нужно иметь четкий, легко читаемый почерк и писать быстро, при этом изображения должны быть простыми — иначе вы будете проводить больше времени спиной к аудитории, делая записи, чем обсуждая с ней возникающие идеи. Поэтому численность групп, для работы с которыми используются данные средства, не должна превышать 15 человек. Если слушателей больше, я рекомендую использовать проекторы.

ОВЕРХЕД-ПРОЕКТОРЫ, ИЛИ КОДОСКОПЫ — лучшее средство для аудитории, состоящей из четырех и более человек. Я затрудняюсь установить верхний предел, поскольку успешно использовал их в аудитории, состоящей из более чем 700 человек. Но если вам так нужен верхний предел, пусть это будет 40 человек.

Мне особенно нравится в оверхед-проекторах то, что по сравнению с другими техническими средствами они позволяют произвольно менять последовательность слайдов или пропускать некоторые из них, а также добавлять запасные слайды. Я могу записывать на слайдах неожиданно пришедшие мысли. Кроме того, для работы таких проекторов не надо выключать свет. Все эти преимущества дают мне свободу взаимодействия с аудиторией, столь необходимую в большинстве случаев.

Среди недостатков таких проекторов можно назвать разве что их не слишком компактный размер. Но поскольку они имеются в большинстве конференц-центров и организаций и они удобны в использовании — это не проблема. Причем офисные копировальные устройства могут легко печатать недорогие черно-белые прозрачные слайды для таких проектов. Да и стоимость цветных копий снижается.

ДИАПРОЕКТОРЫ лучше всего использовать в аудиториях численностью более 40 человек. В этом случае докладчик обычно стоит у трибуны с микрофоном. В аудиториях, состоящих из 20–50 человек, вы можете по выбору использовать или 35-миллиметровые слайды, или прозрачные пленки, в зависимости от необходимой вам степени взаимодействия с аудиторией.

В отличие от оверхед-проекторов, в диапроекторе есть пульт дистанционного управления, который позволяет вам переходить от одного слайда к другому. Это вынуждает вас придерживаться заранее заданной последовательности слайдов. Кроме того, приходится выключать свет, если только проектор не находится за полупрозрачным экраном. Поэтому диапроекторы лучше всего использовать на более формальных презентациях или выступлениях, когда не предполагается активного взаимодействия с аудиторией.

С момента, когда я начал систематизировать свои идеи, КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, МУЛЬТИМЕДИЙНЫЕ ПРОЕКТОРЫи весь арсенал связанных с ними средств существенно потеснили те виды технических средств, которые мы только что обсуждали. Они уверенно вытеснили диапроекторы и совсем скоро, по мере развития проекционных технологий, заменят оверхед-проекторы.

Пока у этих технических средств нет точного названия. Одни называют их «системой реального времени», другие — «новыми средствами», третьи — «компьютерными средствами». Я называю их «экранными средствами». Когда же в них используется анимация, звук и видео, их принято называть «мультимедийными».

Ниже описан спектр возможностей такой технологии. На страницах этой книги вы найдете не только то, чему вас могу научить я, но и получите общее представление о том, как можно усовершенствовать презентации с помощью данных средств.

Начнем с основных экранных презентаций

Добавьте анимацию. Вы можете отобразить на слайдах движение и направление предметов или фигур с помощью эффектов «полета», «падения», «растворения». К примеру, можно показать движение предметов, заданное определенным процессом, или то, как распределяется ответственность в организационной структуре.