Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [3]

Слушатель имеет право на ваше чувство юмора, если оно помогает доказать какой-то тезис, снять напряжение или достичь взаимопонимания.

О КОНЦОВКАХ

Слушатель имеет право получить четкое представление об итогах презентации: о достигнутых договоренностях и о том, что будет происходить дальше.

Слушатель имеет право рассчитывать на значимость и результативность презентации, адекватные потраченному времени.

Что нужно знать о ситуации

Наиболее четкое и глубокое определение бизнес-презентации — в отличие от лекции, тренинга или торжественной речи, — предложил мой друг, сэр Энтони Джей: «Презентация — это упражнение в убеждении»[1]. Ведь вы хотите:

 Убедить городской совет разместить свалку отходов у них на заднем дворе.

 Убедить основателя компании закрыть два завода.

 Убедить руководителей бизнес-единиц сократить расходы на 40 %.

И до сегодняшнего дня вы постоянно работали именно над этим: изучали, обобщали и анализировали, чтобы дать вашей аудитории обоснованные рекомендации.

А сейчас, пожалуйста, сделайте одолжение и уберите все это в сторону — тома данных, электронные таблицы, диаграммы и записи интервью. Возьмите чашку своего любимого напитка, чистый лист бумаги и в течение 15 минут обдумайте и опишите ситуацию, с которой вам придется столкнуться. Спросите себя, в чем особенности этой презентации, что отличает ее от той, которую вы проводили на прошлой неделе, или той, что вам предстоит на следующей. Я обещаю, это упражнение поможет вам достичь ожидаемых от презентации результатов. Возможно, вы придете к выводу, что вам вообще не надо с ней выступать. И это прекрасно, если вы найдете лучший способ убеждения.

А вот и вопросы, на которые вам надо ответить:

 Зачем вы делаете эту презентацию?

 Кого вы хотите убедить?

 Сколько времени у вас будет на выступление?

 Какое техническое средство лучше всего использовать?

Давайте обсудим каждый вопрос более подробно.

Зачем вы делаете эту презентацию?

Конечно, существует масса более приятных способов потратить свое время, чем подготовка презентации. Если бы я попросил вас назвать пять ваших любимых занятий, попало бы в их число проведение презентаций? Сомневаюсь.

А теперь — откровение. Большинству людей нравится сидеть на презентациях еще меньше, чем вам — выступать. И это не шутка. Приглашенные пойдут на все, чтобы не присутствовать на вашей презентации: обман, оправдания, ложные звонки на пейджер. Они даже могут попросить своего секретаря зайти в аудиторию через 10 минут после начала презентации с пустым листом бумаги, а сами сделают вид, что решают, оставаться им или нет.

Учтите, в этом нет ничего личного. Это просто означает, что в их системе ценностей присутствие на презентации — любой презентации, — находится на ступень ниже, чем выступление с презентацией. Я, например, ценю презентации намного ниже, чем следующие занятия: 1) держаться за руки с Джуди, 2) играть в теннис, 3) кататься на велосипеде, 4) ходить в букинистические магазины или 5) посещать массажиста.

Поэтому, пожалуйста, выдвиньте людям веский аргумент для присутствия на этой презентации. Дайте им почувствовать, что их присутствие необходимо для успеха вашего проекта, что вы ничего не сможете сделать без их согласия. Если они не одобрят дальнейшие действия, вы не сможете двигаться дальше. Вам нужны их проницательность, их положение в организации, их опыт, — иначе вы погибли.

Поэтому вам надо сформулировать свою цель, а лучший способ это сделать — написать одним предложением, каких действий или выводов вы хотите добиться от слушателей в результате вашей презентации. Здесь есть некоторые нюансы:

1. Цель должна быть выражена одним предложением. Если у вас не получается выразить мысль в одном предложении, значит, ваша цель неясна и в презентации может возникнуть путаница с несколькими целями.

2. Цель должна быть реалистичной. К примеру, просить слушателей немедленно одобрить решение о выделении миллионов долларов на разработку новой продукции нереалистично. Для убеждения тех, кто принимает решения, одной презентации будет недостаточно.

Однажды мне довелось работать с парой предпринимателей, которым надо было подготовить презентацию для руководителей инвестиционного банка. Я попросил каждого из них сформулировать цель презентации. Первый написал: «Я хочу произвести впечатление на аудиторию». «Нет ничего проще, — ответил я. — Отправь им билеты на самое зажигательное шоу в городе. Это их точно впечатлит». Второй был более конкретен: «Я хочу, чтобы слушатели вложили деньги в разработку нового продукта». Это уже было лучше. Предложив ему однодолларовую банкноту, я спросил, достиг ли он своей цели. «Конечно, нет! Мне нужно полтора миллиона долларов», — ответил он. Конечно-конечно! Потри лампу Аладдина! Более реалистичным было бы убедить инвестировать 250 тысяч долларов для тестирования идеи на рынке, а затем провести вторую презентацию для одобрения дополнительных расходов.

3. Цель презентации должна вызвать действие. Нужно ответить на вопрос: «Что должны СДЕЛАТЬ слушатели?»

Рассказать, насколько вы продвинулись в своей работе к настоящему моменту, — неудачная цель. Будете ли вы удовлетворены, если в конце презентации услышите от присутствующих: «Спасибо! Сейчас мы знаем, на какой стадии работы вы находитесь»? Вы, очевидно, хотите, чтобы слушатели