Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [24]
«Здесь перечислены уже известные вам барьеры и приведены рекомендации по их преодолению».
Третий этап требует особого внимания. Если вы продолжаете говорить, пока меняете слайды, это создает неразбериху. Вы пытаетесь одновременно выполнять слишком много различных задач. В большинстве случаев вам необходимо разорвать зрительный контакт с аудиторией, чтобы проконтролировать свои действия, и получается, что вы говорите, обращаясь к слайду или проектору, и забываете о слушателях.
Гораздо лучше сохранять зрительный контакт с аудиторией до конца предложения. Затем в тишине поменяйте слайд. В этом случае вы сможете полностью сосредоточиться на каждой задаче.
Не бойтесь тишины при смене слайдов — слушателям это нравится. Помните, что вы создали для них логический переход, и они не откажутся от нескольких секунд тишины, чтобы поразмыслить о том, что появится на экране дальше.
Когда на экране появится новый слайд, сделайте следующее:
1. Объясните элементы диаграммы.
«На вертикальной оси справа… На горизонтальной оси внизу…»
«В верхней части матрицы обозначены шесть конкурентов. Сбоку приведены четыре критерия».
2. Объясните, что и как вы выделяли.
«Обратите внимание на три цвета. Желтый обозначает…»
«Сплошная линия означает… в то время как пунктирная линия представляет…»
3. Объясните идею диаграммы.
«Обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый».
«Обратите внимание: у вашего конкурента график ровный, а график вашей компании демонстрирует колебания».
4. Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда.
«Таким образом, нам необходимо мотивировать торговых агентов, чтобы они обдумали способы повышения прибыльности».
«Следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным».
5. Сделайте логический переход к следующему слайду.
«Мы увидели, что у рынка высоких технологий есть множество благоприятных аспектов. Теперь посмотрим, чего нам следует опасаться».
Учитывая все те детали, о которых нужно помнить во время выступления, вы, возможно, были бы рады, если бы сменой слайдов занимался кто-то другой. Увы, я настаиваю, чтобы вы делали это самостоятельно. Никто другой не знает, когда именно следует сменить слайд, чтобы логический переход от слайда к слайду был плавным. Кроме того, иногда может потребоваться модифицировать первоначальный план смены слайдов, чтобы подчеркнуть какую-то идею или сократить ее изложение. В этих ситуациях вам пришлось бы думать о том, как подать сигнал человеку, меняющему слайды, что отвлекало бы от плавного хода презентации.
Когда у вас нет выбора — например, на крупной отраслевой конференции, где аудио- и видеооборудованием управляют техники, — я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.
Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда — это будет отвлекать, — однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)
Я понимаю, что даю вам очень много материала для размышлений. Не утверждаю, что это просто, но обещаю: после некоторой практики и репетиций вы станете следовать этим рекомендациям настолько естественно, что вам не придется думать о них во время презентации, и вы сможете сконцентрировать внимание на содержании доклада.
Учитесь отвечать на вопросы
Для большинства докладчиков главным источником беспокойства является страх перед вопросами — хуже того, страх не суметь ответить на вопрос. Этот страх проявляется в нескольких видах защитной тактики.
ОТЛОЖИТЬ НА ПОТОМ. Мы говорим: «Дамы и господа, пожалуйста, оставьте вопросы до конца презентации».
Мы знаем, что никогда не дойдем до конца, поэтому о вопросах можно забыть.
КОНТРОЛИРОВАТЬ. Когда кто-то задает вопрос, мы говорим: «Я вернусь к этому позже» или «Я скажу об этом через несколько минут». Этими фразами мы фактически сообщаем следующее: «Пожалуйста, прекратите перебивать меня; я отвечу на ваш вопрос, как только буду уверен, что у меня есть ответ».
В сущности, мы говорим слушателям: наши слова важнее их желания понять, о чем идет речь. (Джуди знает президента одной компании, который вышел из комнаты, когда его вопрос отложили подобным образом. Он сказал докладчику, что подождет в своем кабинете звонка с сообщением о наступлении этого «позже».)
Как наилучшим образом представить Ваши идеи посредством диаграмм? Как удержать внимание аудитории?На страницах этой книги Вы найдете все необходимое для этого: практические рекомендации по выбору типа диаграммы (круговая, линейчатая, точечная и т. д.), правила подготовки и использования каждого из них, а также советы по шрифтовому и цветовому оформлению. Кроме того, здесь Вы найдете практикум по исправлению неудачных диаграмм, который поможет Вам освоить это непростое дело. Этот очень действенный практикум отличает данное издание от выпущенного ранее Институтом комплексных стратегических исследований.На протяжении многих лет книга «Говори на языке диаграмм» является настольным пособием для руководителей, консультантов, аналитиков – всех тех, кто хочет научиться четко и лаконично выражать свои мысли и доносить идеи с помощью диаграмм.
Предположим, волею судьбы Вы стали пресс-секретарем президента Вы проработали два-три месяца и увидели:Вы не понимаете этого человека и политика;Вы не разделяете его взглядов;Вы побаиваетесь лишний раз позвонить ему;Вы гораздо лучше его знаете, как надо действовать;Вы перестали обращать внимание на «мелочи»;Вы – великий человек;Вам надоела эта работа – тогда уходите.Если же этого нет, то может неплохо получиться. И когда-нибудь Вы напишете гораздо более содержательную и глубокую книгу о работе пресс-секретаря главы государства.Удачи Вам!
На единой методической основе показана возможность реализации результатов научно–исследовательской работы путем разработки проекта стандарта. Все виды работ выполнены в соответствии с требованиями, установленными в нормативных документах. Представление методического материала отвечает ГОСТу 7.32–2001, что обеспечивает адаптацию обучающихся к существующим изменениям в оформлении, которые приняты в XXI веке в нормативно–технических документах. Разделы 1–7 пособия могут быть использованы для проведения практических занятий по дисциплине «Метрология, стандартизация и сертификация».Для студентов высших учебных заведений, аспирантов и инженеров.Допущено Учебно–методическим объединением вузов Российской Федерации по образованию в области горного дела в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки «Горное дело» и по специальностям «Экономика и управление на предприятии» (горная промышленность) и «Менеджмент организации» направления подготовки «Менеджмент».
Как влиять на людей словом на расстоянии? Как передать суть сообщения и свои эмоции без искажений? Как добиться желаемой реакции? Как отказать не обидев, оправдаться не разозлив, потребовать или попросить — и получить желаемое? На все эти вопросы отвечает бизнес-тренер по деловому письму Саша Карепина. Правила и приемы убедительного делового письма, техника создания работающих текстов проиллюстрированы примерами не только из бизнеса, но также из истории и литературы. Не запомнить их невозможно.Книга будет большим подспорьем всем, кто хоть иногда составляет коммерческие предложения, ведет переписку с клиентами и партнерами, пишет резюме, наполняет информацией корпоративный сайт, готовит пресс-релизы, отчитывается письменно о проделанной работе и просто общается в эпистолярном жанре.
Книга «Я Вам пишу…» – это незаменимый помощник для всех читателей кто ведет деловую переписку на английском и русском языках, собирается в путешествие или командировку за границу, ищет работу. Содержание книги и приведенный Конструктор писем позволяет читателю с минимальными базовыми знаниями английского языка написать письмо любой сложности по основным вопросам бизнеса, составить победное резюме. Краткий разговорник поможет провести и поддержать беседу на любые деловые и личные темы, не потеряться в англо-говорящем окружении.
В пособии рассмотрены вопросы подготовки и издания документов, возникающих в деятельности организаций различных организационно – правовых форм в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Приведен перечень нормативно – методической базы в области делопроизводства, раскрыты требования государственных стандартов по оформлению документов, приведены технологии подготовки и издания обычных и конфиденциальных документов, организации делопроизводства в организации, особенности делопроизводства с документами по личному составу и обращениям граждан.
Настоящее издание содержит полную информацию по заработной плате и иным выплатам работникам. Автор книги рассматривает вопросы, связанные с документальным оформлением приема граждан на работу; расчет начислений и удержаний по заработной плате; порядок и сроки выплаты заработной платы, компенсаций и пособий; налоги по заработной плате, процентные ставки и порядки их уплаты и т. п.Данная книга адресована практикующим бухгалтерам, работникам кадровых служб, руководителям организаций. Также она может быть интересна студентам, изучающим бухгалтерский учет.