Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег - [17]

После того как вы определите объект проекта, необходимо разработать эффективные средства коммуникации, чтобы наладить обмен информацией между всеми участниками.

Инструменты распространения информации

Существуют четыре формы, используемые в процессе построения бережливого офиса, которые помогают обеспечить эффективный обмен информацией между участниками проекта. К ним относятся:

• устав команды – описывает цель и задачи команды;

• отчет по совещанию – содержит повестку дня, протокол совещания и план дальнейших действий;

• отчет о текущем статусе проекта – информирует менеджера / руководителя проекта о достижениях команды;

• итоговый отчет – описывает достижения и неудачи команды для участников будущих проектов.

Устав команды

Когда для проекта будет выбрана рабочая зона, руководитель должен составить первый, «черновой» вариант устава команды.

Затем, на первом совещании, его следует обсудить и согласовать с остальными участниками проекта. Устав необходимо разрабатывать с учетом следующих рекомендаций (см. рис.).

Устав команды может быть выполнен в любом виде. Гораздо важнее формы, в которой будут представлены цели, задачи проекта и т. п., объяснить всем членам команды поставленные цели и способы их достижения.

Отчет о совещании

Отчет о совещании – это инструмент, позволяющий системно подойти к организации совещаний. Помимо всего прочего, он включает подробную повестку дня и план действий. Ниже перечислены несколько базовых принципов, которые следует соблюдать, используя данную форму:

1. Каждый участник совещания должен быть ознакомлен с его повесткой дня, регламентом и темами.

2. На каждом совещании следует составлять план дальнейших действий и назначать для каждого пункта исполнителя.

3. В отчете фиксируются основные этапы проекта, что позволяет контролировать его выполнение.

Перед первым совещанием руководитель проекта или менеджер должен заполнить информационную справку и раздать ее членам команды. Это позволит увидеть документ в действии.

Отчеты о текущем статусе проекта

Данные отчеты регулярно составляются для руководителя проекта и информируют его о том, на какой стадии находится выполнение проекта, обозначенного в уставе команды.

Для каждой проблемы, обозначенной в отчете, необходимо составить план решения. Благодаря этому руководитель проекта увидит, что команда контролирует исполнение намеченного.

Итоговый отчет

По завершении проекта следует составить итоговый отчет – документ, в котором будут перечислены достижения и неудачи команды. В нем необходимо указать, что прошло хорошо, какие инструменты были наиболее полезными, какие результаты достигнуты и что можно было бы улучшить. С отчетом следует ознакомить всех сотрудников. Его составлением, как правило, занимается лидер команды.

Устав команды, отчеты о совещании, текущие и итоговый отчеты – это ценные инструменты, помогающие наладить эффективный обмен информацией между участниками проекта. Они помогут воплотить проект в жизнь и создать прочный фундамент для дальнейших действий. После того как вы ознакомитесь с четырьмя предыдущими разделами, настанет время перейти к поэтапному плану внедрения бережливых методов, которое вот-вот начнется.

5. Стратегический план

Построение бережливого офиса осуществляется в три этапа. Каждому из них соответствует та или иная часть книги. Все части были составлены таким образом, чтобы облегчить понимание и практическое использование описываемых инструментов и методов. Мы рекомендуем не торопиться и тщательно изучать каждый раздел перед тем, как переходить к следующему. В конце каждой части приводится тест, который поможет вам понять, готовы ли вы двигаться дальше.

Часть первая. Убедите других и задайте нужное направление

Идеи и инструменты, описанные в первой части, помогают:

• понять, почему организация должна использовать бережливые методы, чтобы остаться конкурентоспособной;

• понять, зачем нужны перемены;

• разобраться в семи видах потерь;

• наладить продуктивный диалог и поставить общую цель;

• изменить поведение сотрудников в положительную сторону;

• организовать в офисе кайдзен-мероприятие;

• определить и оптимизировать поток создания ценности и внедрить основные инструменты удовлетворения потребительского спроса;

• плавно перейти ко второй части.

Часть вторая. Создайте условия для возникновения непрерывного потока

Идеи и инструменты, описанные во второй части, помогают:

• сделать поток работы более плавным;

• проанализировать и равномерно распределить рабочую нагрузку;

• стандартизировать работу и обеспечить предсказуемый результат;

• обучить сотрудников смежным специальностям;

• культивировать положительное отношение к концепции бережливого производства;

• плавно перейти к третьей части.

Часть третья. Сохраните достигнутые результаты

Идеи и инструменты, описанные в третьей части, помогают:

• контролировать процессы при помощи визуального менеджмента;

• изменить корпоративную культуру и привить сотрудникам стремление к непрерывному совершенствованию;

• организовать обучение персонала на регулярной основе;

• разработать систему показателей для отслеживания положительных тенденций;