27 книг успешного руководителя - [7]

Непосредственному начальнику стоит представить общий список дел и попросить его помочь вам расставить приоритеты. Если начальник адекватный, это поможет ему правильно оценить вашу загрузку и, возможно, выписать премию (или наказать, но вы же с умом составите список), но во всех случаях у вас будет хорошее оправдание срыва проекта: вы выполняли указания руководителя.

Ну да, а на вопросы высшего руководства все же придется отвечать немедленно. Это не прерывание, а одна из основных производственных задач!

ПРИОБРЕСТИ ПОЛЕЗНЫЕ ПРИВЫЧКИ

Разработка и внедрение повторяющихся стандартных процедур – исключительно полезный инструмент для управления собой. Доведя до автоматизма свои простейшие действия, мы экономим время, расходуемое на принятие решений, и обеспечиваем защиту от забывания важных, но постоянных дел.

Процедуры дают возможность обдумать один раз, а делать неоднократно. Это навсегда принятые решения, а процесс принятия решений – один из самых неприятных.

Хорошей процедурой может быть принцип всегда носить при себе органайзер (не важно, бумажный или электронный). То есть вопрос «Брать ли с собой ежедневник?» больше не возникает: вы уже однажды решили, что будете иметь его при себе постоянно. Теперь вероятность где-то его забыть сводится к минимуму, а у вас всегда есть возможность записать новые дела, свои и чужие обещания и указания.

На самом деле ежедневник – один из важнейших инструментов управления собой, поэтому его непрерывное присутствие чрезвычайно полезно. Хорошо было бы составить список предметов, которые вы при любых обстоятельствах носите при себе (от авторучки до бумажника), и всегда следовать этой процедуре.

Еще одна удобная процедура – регулярная встреча с начальством. Если заранее согласовать с руководителем, что, например, ежедневно в девять утра вы встречаетесь с ним на пятнадцать минут для обсуждения текущих проблем, то работа станет более плавной, необходимость в «ловле» вечно занятого начальства сократится до разумного минимума (полностью эту проблему снять не удастся), а количество «внезапных срочных заданий» уменьшится. Кроме того, вы перестанете раздражать руководителя выпрыгиванием из-за угла со словами «Мне срочно нужно с вами посоветоваться» именно в тот момент, когда начальник наконец высвободил полчаса для обеда с подругой. А чем меньше вы раздражаете руководителя, тем больше у вас будет поводов ценить его в момент получения зарплаты.

Регулярно встречаться нужно не только с начальником, но и с подчиненными, и с коллегами-смежниками. Для подчиненных это задает ритм работы и приучает к необходимости систематически формулировать свои задачи и осознавать степень их выполнения. А если общаться с коллегами в определенном ритме, вопросы они тоже привыкнут поднимать с заданной периодичностью.

Лимончелли предлагает еще несколько удобных для использования формул-аксиом. Например: «Ежедневные дела нужно делать в начале дня». Тогда оставшийся рабочий день можно будет посвятить основному проекту или внезапно возникающим задачам, не отвлекаясь на неизбежные мелочи.

Здесь я, как типичная «сова», не вполне соглашусь с автором книги: всегда предпочитал приезжать в офис за час до начала рабочего дня, чтобы в качестве разминки отработать все рутинные вопросы и, в соответствии с идеологией Брайана Трейси, начинать рабочий день с самой большой проблемы.

Лимончелли советует при возникновении серьезной проблемы в первую очередь связываться с руководством. Лучше лишний раз отвлечь начальство от законного отдыха, чем потом получить от него за разразившуюся катастрофу. Речь даже не о том, чтобы переложить ответственность: в большинстве случаев руководитель если не умнее, то опытнее вас и сможет предложить более правильное решение или подтвердить ваше, тем самым добавив вам уверенности в себе.

ПРИДАТЬ РАБОТЕ ЦИКЛИЧНОСТЬ

Основу метода Лимончелли составляет разработанная им система «Цикл», названная так, поскольку подразумевает ежедневное повторение, при котором итоги прошедшего дня становятся начальными параметрами дня следующего. Аналогичные циклические системы предлагают практически все специалисты по тайм-менеджменту, но каждый добавляет в рецепт что-то свое.

Люди и подразделения, которые с вами взаимодействуют, наиболее высоко ценят вашу способность доводить дело до конца. Невыполненные обещания разрушают репутацию. Чтобы этого избежать, следует фиксировать все поступающие обращения и контролировать их вплоть до успешного выполнения.

Для «Цикла» рекомендуется использовать три основных инструмента: список дел, увязанный с расписанием на сутки, календарь и перечень долгосрочных жизненных целей. Все эти инструменты желательно держать в одном месте, будь то электронный планшет или бумажный ежедневник, а лучше и то и другое, чтобы всегда можно было свериться со всеми тремя документами.

Не нужно доверять своей памяти, она может подвести в любой момент. Все нужно записывать, и записывать упорядоченно, иначе непременно потеряется что-то очень важное. Регистрация дел на отдельных листках чревата тем, что самый главный стикер отклеится, прицепится к другому листку или просто незаметно вывалится в мусорную корзину. Другая крайность – ведение бесконечного списка с вычеркиванием выполненного. Во-первых, достаточно скоро этот список разрастется до бесконечности и какие-то записи начнут прятаться от вашего взгляда. А во‑вторых, пара дел из самого верха перечня наверняка будут долго оставаться невычеркнутыми, навевая тоску.