15 секретов управления временем - [7]
50 % пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления списка.
(Источник: The Busy Person's Guide to the Done List, iDoneThis)
Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. Вечерами мы валимся без сил на кровать, но не можем заснуть, потому что наш мозг продолжает упорно перебирать невыполненные дела. В результате наш организм не выдерживает стресса и дает сбой.
Эффект Зейгарник – психологический эффект, состоящий в том, что незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызывать навязчивые, неконтролируемые мысли.
Живите по календарю-планировщику
Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.
Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95 % всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т. д.
Джордан Харбингер, сооснователь компании The Art of Charm и ведущий подкаста The Art of Charm, обучающего навыкам общения и построения отношений
Именно поэтому сверхзанятые политики, руководители и знаменитости нанимают секретарей специально для того, чтобы они занимались планированием их рабочего дня. И вот почему, как бы претенциозно это ни звучало, успешные люди часто говорят: «Пусть ваш секретарь позвонит моему секретарю, чтобы договориться о встрече».
Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа – строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту – строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой – строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, – строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.
Крис Дакер, серийный предприниматель, автор бестселлеров и популярный бизнес-блогер и подкастер
Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник – навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, – можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.
План значительно увеличивает вероятность достижения цели при одновременном снижении когнитивных затрат…
(Источник: журнал Journal of Personality and Social Psychology, 2011)
Существует несколько ключевых правил управления жизнью при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.
Во-первых, заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела; это называется планированием временных блоков. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, не вносите эту цель в список дел – впишите ее в ежедневный план. Выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами как выигрышную стратегию ведения бизнеса и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.
Во время подготовки к Олимпиаде мне приходилось совмещать учебу в школе, интенсивные тренировки, домашние обязанности, выступления и массу других дел, что мне удавалось при помощи соблюдения строгого графика. Нужно было концентрировать усилия на главном, а от чего-то отказываться… Эта привычка расписывать сутки почти по минутам сохранилась у меня и сегодня. Я стараюсь сосредотачиваться на тех вещах, которые ежедневно помогают мне приблизиться к моей цели. Каждая секунда имеет значение!
Шэннон Миллер, гимнастка, завоевавшая семь олимпийских медалей на Олимпийских играх 1992 и 1996 годов
Во-вторых, планируйте важные дела на утренние часы. Как бы мы ни пытались придерживаться нашего графика, в течение дня неизбежно возникают незапланированные дела, которые могут требовать вашего неотложного внимания. Это может быть вызов в кабинет босса, звонок раздраженного клиента или звонок школьной медсестры, которая сообщит вам, что ваш ребенок заболел и его нужно забрать из школы. Естественно, чем больше проходит времени, тем больше вероятность того, что случится что-то неожиданное.
