15 секретов управления временем - [43]

9. Избегайте часов пик, насколько это возможно. Этот секрет сэкономит вам много минут в неделю и много часов в год. Правило простое: при планировании своих дел учитывайте реалии внешнего мира. Вместо того чтобы ходить в магазин за продуктами в субботу утром, когда там толпа людей, делайте это поздно вечером в пятницу или рано утром в воскресенье. Не планируйте поездки к клиентам в часы пик. Не ходите в банк во время обеденного перерыва.

10. Используйте второй монитор. Добавление второго монитора к компьютеру – один из самых простых способов значительно повысить свою эффективность при работе на компьютере. Это избавит вас от необходимости постоянно переключаться между окнами. Лично я работаю одновременно с тремя мониторами – один монитор на одном компьютере и два на другом. Но даже два монитора существенно помогут вам в работе – например, вы можете одновременно печатать в текстовом редакторе и проводить исследования в Интернете, или открыть код на одном мониторе и отлаживать его на другом, или же на одном мониторе держать открытой электронную почту или календарь-планировщик, а на другом работать (разумеется, этого нельзя делать, если вы трудитесь в «фокусном» режиме над важной задачей).

11. Составьте список «Перестать делать». Признанный мыслитель в сфере бизнеса Джим Коллинз часто говорил, что список «Перестать делать» так же, если не более важен, как список дел. В своей статье «Как начать новую жизнь с Нового года?» (www.jimcollins.com/article_topics/articles/best-new-years.html) он рассказывает о том, как этот подход практикуют великие компании, и признается, что перед Новым годом он составляет не только перечень того, что он хочет начать делать в ближайший год, но и того, от чего он хочет отказаться. Простота и минимализм освобождают ваш ум и время, позволяя сделать гораздо больше полезных и важных дел.

12. Напоминайте людям о времени окончания. В моей жизни был период, когда мою компанию купила другая организация, я стал подотчетен ее генеральному директору и мои рабочие обязанности значительно расширились. Я быстро начал тонуть. Тогда заместитель генерального директора предложила мне помощь. Понаблюдав за моей работой пару недель, она сказала: «Единственное, что вам нужно делать, – это строже следить за временем. Не позволяйте людям задерживать вас дольше, чем было запланировано. Напоминайте им о времени окончания». Это был отличный совет! С тех пор я начинаю каждую встречу и особенно каждый телефонный звонок с предупреждения: «У нас с вами есть 30 минут, как мы и договаривались, и ровно в 15:00 мы должны закончить». Таким образом, все сразу понимают, что это будет не непринужденная, неторопливая беседа, а деловой разговор по существу. Это особенно важно, когда вы отводите на звонки всего по 10–15 минут.

13. Общайтесь с высокопродуктивными людьми. Этот совет кажется странным, но он реально полезен. Если ваши лучшие друзья на работе тратят на обед по полтора часа, вы будете делать то же самое. Если каждый день они по часу обсуждают, что случилось в популярном реалити-шоу вчера вечером, вы будете обсуждать это вместе с ними. Подумайте, не стоит ли вам обновить свой круг общения на работе и за ее пределами. Если вокруг вас нет высокопродуктивных людей, найдите таких в Интернете. Лично я вступил на Facebook в несколько групп для предпринимателей, писателей, любителей бега и т. д. – это отличный способ пообщаться с людьми, которые мотивируют друг друга, делятся своими секретами высокой эффективности и поддерживают друг друга на пути к успеху.

14. Попросите окружающих людей не беспокоить вас. Как сообщила The Wall Street Journal в своей статье от 11 сентября 2013 года, главным отвлекающим от работы фактором являются не электронная почта или социальные медиа, а окружающие люди. Если вы работаете дома, четко объясните членам семьи, что дело есть дело и вас нельзя дергать по пустякам. Если вы трудитесь в офисе, повесьте на двери табличку «Не беспокоить» или «Занят до ___ [укажите время]» или перегородите вход в свой кабинет предупреждающей желто-черной лентой. Или, если вы босс, вы можете ввести во всем офисе «фокусные часы», предназначенные для сосредоточенной работы.

15. Покупайте поздравительные открытки пачками. Вы идете в магазин и покупаете открытку каждый раз, когда приближается чей-то день рождения или другое торжественное событие? В следующий раз купите сразу 20–30 открыток и запас марок – на год вперед – и держите их в ящике стола, используя по мере необходимости. Только подумайте, сколько 15-минутных походов в магазин вы сэкономите за год.

16. Используйте автоматическую оплату счетов. Вы оплачиваете счета по старинке, раз в две недели или в месяц, в банке? Напрасная трата времени. Подключите автоматическую оплату счетов – по возможности с кредитной карты, на которую будут начисляться баллы. Вам просто нужно следить за тем, чтобы на вашем счете всегда оставалась соответствующая сумма, но вы быстро к этому привыкнете, и это позволит вам экономить массу времени.

17. Никогда не отвечайте на звонок с неизвестного номера.