15 секретов управления временем - [16]
И не забывайте, что вы можете перевести все сделанные от руки записи в пригодную для поиска цифровую форму, отсканировав их в Evernote, используя стилус Jot Script 2 Evernote или блокнот Livescribe от Moleskine, который позволяет одновременно делать записи на бумаге и электронном устройстве.
Моя личная система ведения записей
Люди изобретают множество оригинальных систем ведения записей в тех же блокнотах Moleskine, вырезают выступы на обрезах, как в телефонных справочниках, и применяют сложные методы маркировки. Я тоже придумал собственную «Гениальную систему Кевина Круза по использованию блокнотов "Молескин" (ОК, я только что сочинил это название, но это вовсе не умаляет значения моей разработки!). Я знаю, что чем изощреннее я оформлю свой блокнот, тем меньше вероятность того, что я буду его использовать. Поэтому я стараюсь сделать все как можно проще.
1. Купите себе новый красивый блокнот. (Лично я предпочитаю Moleskine.) Почувствуйте, как приятно держать его в руках.
2. Приобретите несколько гелевых ручек Pilot G2. Они дешевые, и ими приятно писать. Мне также нравятся ручки Sharpie Extra Fine Point.
3. Приклейте свою визитную карточку на внутренней стороне обложки: если вы однажды забудете записную книжку в конференц-зале или самолете, добрый самаритянин сможет ее вам вернуть. Некоторые люди указывают: «Если вы нашли этот ежедневник, пожалуйста, позвоните или напишите мне ____. Вознаграждение гарантируется!»
4. Также укажите на внутренней стороне обложки текущую дату, чтобы в будущем без труда отыскать нужную записную книжку, если вам понадобятся записи с конкретного совещания или мероприятия. Некоторые проставляют начальную дату на обрезе, чтобы ее было видно даже без необходимости открывать блокнот.
5. Записывайте все, что вы не хотите забыть. Фиксируйте все пришедшие вам в голову творческие решения: новые идеи для книг, новые идеи для бизнеса, идеи новых продуктов, идеи новых маркетинговых тактик, идеи подарков для членов вашей семьи, идеи по поводу будущего отпуска и путешествий, рекомендованные вам рестораны, названия хороших вин, имена для ваших будущих детей – да что угодно! Записывайте все, и вам не придется больше беспокоиться о том, что вы можете что-то забыть.
6. Каждый раз, когда вы читаете или слышите от кого-нибудь важный совет или вдохновляющую фразу, вносите их в конец записной книжки. Отведите на эти крупицы мудрости несколько страниц в конце, чтобы вы могли легко перечитать их в будущем.
7. В начале каждого телефонного звонка или встречи запишите дату, время и имена людей, с которыми вы говорите. Обозначьте все важные моменты разговора, особенно все обещания что-то сделать, которые дали вам или дали вы.
8. Если вы присутствуете на встрече с большой группой незнакомых людей, нарисуйте схему размещения участников беседы за столом и запишите их имена. Ведите заметки по ходу встречи, но не пытайтесь фиксировать все подряд. Вы не судебный протоколист! Отметьте ключевые решения, действия, следующие шаги. Подведите итог.
9. Когда записная книжка закончится, обозначьте дату ее окончания на внутренней стороне обложки, что также поможет вам легко находить нужные книжки, когда их у вас накопится великое множество.
10. Поставьте записную книжку на полку рядом с предыдущими ежедневниками. Здесь будет храниться подробный отчет обо всей вашей жизни!
11. Сделайте традицией пролистывать закончившиеся записные книжки накануне каждого Нового года. Вы будете поражены, сколько всего полезного вы сможете узнать из старых заметок, и, кроме того, они будут наглядно демонстрировать ваш прогресс. Если вы хотите еще раз обдумать какие-либо мысли или идеи из прошлого, просто перенесите их в новый или текущий блокнот.
Я также использую графические обозначения, чтобы сделать заметки, которые я веду по ходу встречи, более удобными для восприятия:
• Рядом с каждой записью из разряда «надо сделать» я рисую пустой квадратик
• Рядом с каждой записью о предстоящем мероприятии я рисую пустой кружок
• Рядом с каждой записью, предусматривающей от меня какие-либо последующие действия, я ставлю восклицательный знак (!).
• Рядом с теми пунктами, которые я хотел бы отдельно прояснить в конце встречи, я ставлю знак вопроса (?).
• Рядом с записями о ключевых темах или решениях я ставлю звездочку (*).
Как это применимо
Не полезно ли использовать записную книжку для того, чтобы фиксировать:
Предпринимателю: все обязательства, которые берут на себя участники встречи.
Руководителю: все, что вам удалось достичь в течение года.
Фрилансеру: обязательства перед всеми, особенно ключевыми клиентами.
Студенту: основные моменты лекции.
Неработающему родителю: все случайные дела, которые возникают в течение дня. (Помните, что после этого их нужно как можно быстрее перенести в ежедневник, выделив под них конкретное время.)
Всегда носите с собой записную книжку и ручку.
Только представьте, насколько меньше стресса вы будете испытывать, когда начнете освобождать свой мозг, перенося все важное в записную книжку.
